|

82% specjalistów HR jest otwartych na współpracę z innymi działami

Według danych z raportu Economist Impact i Iron Mountain blisko 82% specjalistów HR ma świadomość, że wypracowanie odporności organizacyjnej wymaga ścisłej współpracy międzydziałowej. Obserwowalne w czasie pandemii korzyści dla polityki personalnej dodatkowo zwiększyły otwartość na wspólne działania pracowników działów kadrowo-płacowych. Jednak wciąż ostrożnie podchodzą do outsourcingu, który wymaga przekazania zasobów poza firmowe struktury. Choć trend na digitalizację HR rozwija się stopniowo od niespełna 4 lat, prawdziwy boom dopiero przed nami.

Komentarz ekspercki Moniki Kobylińskiej, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Według badań zrealizowanych przez Economist Impact na zlecenie Iron Mountain nawet 82% specjalistów HR dostrzega obecnie konieczność współpracy międzydziałowej w celu efektywnej budowy odporności biznesowej w całej organizacji. Bez wątpienia na większą otwartość wobec wspólnych inicjatyw w ramach firmowych struktur miał wpływ okres pandemii, przed którym zainteresowanie takimi działaniami deklarowało zaledwie 46% pracowników obszarów kadrowo-płacowych[1].

Utrzymanie ciągłości funkcjonowania w czasach coraz częstszych, niespodziewanych zakłóceń stało się nadrzędnym priorytetem organizacji i z pewnością w najbliższych latach nim pozostanie. Działy HR mają świadomość swojej roli w kształtowaniu tzw. business resilience. W minionych miesiącach specjaliści mieli okazję dostrzec je na własne oczy, a dziś dodatkowo potwierdzają je wyniki badań rynkowych.

Dane z raportu Economist Impact udowadniają istnienie silnej korelacji między elastycznością biznesu a kluczowymi wskaźnikami efektywności operacyjnej, również w zakresie kadrowo-płacowym. Blisko 42% przedsiębiorstw deklarujących pełną gotowość na niespodziewane zdarzenia warunkujące sposób funkcjonowania firmy skutecznie dba o pozytywne doświadczenia pracowników, a 33% odnotowuje lepszą efektywność w zarządzaniu talentami. W przypadku organizacji, które zbagatelizowały kwestię odporności, odsetki są istotnie niższe i wynoszą analogicznie 29 i 10%.

Choć obserwujemy aktualnie zdecydowanie większą otwartość działów HR, uchodzących dotychczas za stosunkowo hermetyczne, na różnorodne działania wewnątrz organizacji, a także dojrzałość technologiczną, w mojej opinii wciąż powszechne są ich obawy wobec outsourcingu. Niechęć do przekazania dokumentów personalnych zewnętrznym podmiotom oraz pozorna utrata kontroli nad zasobami stanowią najczęstszą barierę przed wdrożeniem e-teczki pracowniczej.

Uważam, że wynika ona przede wszystkim z obowiązujących przez wiele lat przepisów, które wymagały od biznesu przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej oraz prowadzenia fizycznych archiwów, do czego trwale przyzwyczaiły się działy kadrowo-płacowe. Korzyści z digitalizacji teczek pracowniczych są niekwestionowane, a w czasie pandemii, która zmusiła nas do nagłego przeniesienia życia zawodowego do własnych domów, dodatkowo zyskały na znaczeniu.

Są to m.in. nieograniczony dostęp do zasobów z dowolnej lokalizacji, wyłącznie dla uprawnionych osób, skrócenie czasu na odnalezienie konkretnego dokumentu do zaledwie kilkunastu sekund, optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem archiwum, a przede wszystkim możliwość oddania żmudnych obowiązków „w ręce technologii” na rzecz zadań strategicznych.

Należy mieć przy tym świadomość, że pracodawcy mają możliwość prowadzenia teczek personalnych wyłącznie w postaci elektronicznej dopiero od początku 2019 r., kiedy to weszły w życie przepisy w ramach rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wówczas w praktyce rozpoczął się trend na digitalizację HR, który stopniowo rozwija się do dziś.

Warto jednak zaznaczyć, że transformacja, przede wszystkim w obszarze świadomości i postaw pracowników, zachodzi powoli, a przez niespełna 4 lata nie miała szansy w pełni rozwinąć skrzydeł. Jestem przekonana, że prawdziwie lawinowy wzrost zainteresowania cyfryzacją teczek personalnych dopiero przed nami. Konsekwentne edukowanie biznesu to czasochłonny proces, który przy odpowiednim zaangażowaniu w długoterminowej perspektywie daje gwarancję efektów.

O Iron Mountain Polska

Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji.

Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.

Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.

Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).


[1] Resilience reimagined, Economist Impact & Iron Mountain, 2022

[2] HR-portret własny 2022, Pracuj.pl

[3] Tamże.