Cyfrowi nomadzi – nowa rzeczywistość
Dziś cyfrowi nomadzi nie są tak wolni, jak byli do tej pory. Z kolei firmy, które przygotowywały kilkuletnie strategiczne plany wdrażania pracy zdalnej, wprowadzają je dnia na dzień. Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group radzi jak działać.
Wykonują pracę z domu lub z miejsca, w którym aktualnie się znajdują, przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii komunikacyjnych. Często pracują w egzotycznych miejscach lub w coworkingach. Mobilni cyfrowi nomadzi.
Gwałtowny przyrost nowych cyfrowych nomadów
Jeszcze nie tak dawno wielu pracowników biurowych czytało o cyfrowych nomadach z podziwem i zazdrością. Home office w wielu firmach traktowany był jak benefit.
W sytuacji zagrożenia epidemią koronawirusa większość organizacji wysłała wszystkich do domów, by pracowali zdalnie. W ciągu ostatniego tygodnia większość pracowników biurowych stała się „uziemionymi cyfrowymi nomadami.”
Nowa sytuacja wymaga szeregu szybkich działań operacyjnych takich jak dostosowanie i udostępnienie odpowiednich rozwiązań technologicznych oraz szkoleń z wykorzystania różnych środków komunikacji. Menedżerowie muszą nauczyć się zarządzania zespołami rozproszonymi i zbudować zaufanie. Członkowie zespołów natomiast – opanować trudną sztukę zarządzania swoją pracą i komunikacji online – podkreśla Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Jak wspierać nowych cyfrowych nomadów?
Pierwszy krok dla większości organizacji to upewnienie się, że pracownicy, by stać się cyfrowymi nomadami, mają odpowiednie wsparcie technologiczne, by wykonywać swoją pracę.
Istotne są tu następujące aspekty:
- Zapewnienie wszystkim laptopów i odpowiedniej mocy serwerów, by były w stanie obsłużyć wzmożony ruch, oraz telefonów komórkowych.
- Odpowiedni software. Poza pakietem MS Office i pocztą elektroniczną do koordynacji pracy zdalnej niezbędne są komunikatory do szybkiej i efektywnej wymiany informacji (Whatsapp), narzędzia do prowadzenia wideokonferencji (Skype, Zoom, Whereby) i narzędzia do zarządzania zadaniami (Slack, Asana, Trello, MS Teams).
- W wielu branżach istotne jest też udostępnienie specjalistycznych programów i systemów, na których na co dzień pracują członkowie zespołów.
Zarządzanie zespołami rozproszonymi
Dla wszystkich menedżerów i dyrektorów, którzy stanęli w ostatnich dniach przed koniecznością wdrożenia zarządzania zespołami rozproszonymi to duże wyzwanie.
Zarządzanie online cyfrowymi nomadami wymaga innego stylu działania. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że należy komunikować więcej. Gdy wszyscy są w biurze, wiele informacji przekazywanych jest nieformalnie nawet przy automacie do kawy.
W zespołach rozproszonych trzeba komunikować się w bardziej uporządkowany sposób. Warto też zachęcać pracowników do omawiania dłuższych kwestii telefonicznie lub przez Skype i przygotowania na koniec podsumowania tego, co zostało ustalone. To o wiele efektywniejsze niż wymiana wielu emaili.
Ważne jest stworzenie koncepcji rozdzielenia zadań i delegowania ich poszczególnym osobom z zespołu oraz opracowanie systemu raportowania z realizacji konkretnych działań.
To istotne nie tylko dla samych menedżerów, lecz także dla członków zespołów, których zadania wymagają współpracy z innymi specjalistami.
Co dalej?
Równie ważne będzie przemyślenie strategii długoterminowych, ponieważ świat po koronawirusie nie będzie taki sam. Co się zmieni?
Zmieni się podejście do pracy zdalnej. Ćwiczenie, któremu wszyscy zostaliśmy poddani, sprawi, że w wielu organizacjach zostaną pokonane ograniczenia technologiczne.
Wiele zespołów zacznie funkcjonować w trybie rozproszonym, nawet jeśli będzie się borykać z przejściowymi problemami. Obecne sytuacja wymusi również uregulowanie wreszcie „szarej strefy” związanej z pracą z domu niebędącej telepracą zarówno w Kodeksie pracy, jak i w przepisach BHP.
Wzrosną trwale budżety przeznaczane na technologię w organizacjach: na mobilne rozwiązania dla pracowników, pakiety narzędzi oraz szkolenia.
Administracje rozbudują serwerownie, by obsłużyć wzmożony ruch.
Zmienią się oczekiwania co do standardów klimatyzacji, by zapewnić bezpieczne środowiska pracy.
Najemcy będą wymagali, by w starszych budynkach, w których są zainstalowane systemy obsługujące kilka pięter, zostały wprowadzone unowocześnienia i niezależnie działające systemy.
Organizacje planujące zmianę siedziby dołożą do listy kryteriów stosowanych przy wyborze budynku również bezpieczeństwo systemu klimatyzacji. Z tego samego względu będą być może ostrożniej podchodziły do kwestii przeniesienia części pracowników do przestrzeni coworkigowej.
Nadchodzące tygodnie będą z pewnością trudnym czasem dla każdej organizacji. Większość pracowników biurowych stała się cyfrowymi nomadami. To wyzwanie przed którym wszyscy stanęliśmy. Za jakiś czas okażę się czy w większości zdaliśmy egzamin.
Nie tak dawno sytuacja z cyfrowymi nomadami wyglądała tak – Pracownik zdalny – jakie ma atuty?
