Czego oczekują pracownicy od Cyfrowego Szefa? Na czym polega hybrydowe przywództwo?

Kto nie marzy o zwierzchniku, który byłby urodzonym przywódcą? Osoba, która nie tylko zarządzałaby zespołem mądrze, ale była też uważna i zwracała uwagę na potrzeby pracowników, to wyśniony szef. Niestety nie każdy zwierzchnik, kierownik czy menadżer jest jednocześnie liderem. 

Szczególnie trudno przewodzić skutecznie w czasach pracy hybrydowej. W takim modelu zespoły są rozproszone. Pracownicy nie widują się w biurze tak często, jak przed pandemią COVID-19. Komunikacja jest utrudniona. Niełatwo jest też ocenić zaangażowanie zatrudnionych osób. Ta nowa epoka charakteryzująca się przeniesieniem życia zawodowego w dużej mierze do sieci wymaga specjalnego typu bohatera – hybrydowego przywódcy / Cyfrowego Szefa, który świetnie odnajdzie się zarówno w fizycznym, jak i wirtualnym biurze.

Praca hybrydowa – już nie chwilowe rozwiązanie, ale stały element rzeczywistości 

Zgodnie z raportem Owl Labs w 2021 roku 62% globalnej populacji pracowało w modelu hybrydowym – częściowo z domu, a częściowo z biura. Okazuje się, że wiele osób polubiło takie warunki, a niektórzy uważają nawet, że praca hybrydowa zwiększyła ich wydajność.

W badaniu Cisco Global Hybrid Work Study 2022 82,2% respondentów przyznało, że możliwość pracy z dowolnego miejsca uczyniła ich szczęśliwszymi. 61,4% badanych zadeklarowało, że przejście na model hybrydowy poprawiło jakość ich pracy, a 60,4% zauważyło zwiększenie wydajności. Nie wszystkie opinie były jednak pozytywne. 22,1% osób uczestniczących w badaniu stwierdziło, że ich poziom stresu zwiększył się w wyniku pracy hybrydowej. Może to – choć nie musi – wynikać właśnie ze złego zarządzania w nowej, cyfrowej rzeczywistości. 

Z raportu sporządzonego przez firmę Jabra dowiadujemy się, że większość z nas woli pracę hybrydową od pracy stacjonarnej lub całkowicie zdalnej. Co ciekawe, aż 55% respondentów obawia się, że ich kariera ucierpi, jeżeli nie będą pojawiać się w biurze regularnie.

Z drugiej strony Jack Kelly donosi w magazynie Forbes, że pracownicy wracają do biur. Nazywa to zwycięstwem pracodawców, ale czy tak jest na pewno? Może tak być, ale nie musi… Z wyżej wspomnianego badania Jabra wynika, że pracownicy, którym daje się całkowitą swobodę w zarządzaniu swoim czasem i miejscem pracy, decyduje się na model hybrydowy (a więc powraca do biura z własnej woli). 

W swoim artykule Jack Kelly przywołuje badania przeprowadzone przez SHRM (Society for Human Resource Management), z którego wynika, że kadra zarządzająca preferuje mieć swoich pracowników w biurze (72%). Czy może to wynikać z braku kompetencji niezbędnych do odnalezienia się w roli hybrydowego przywódcy? 

Przewodzenie innym w czasach pracy zdalnej – wyzwania

O tym, jaki powinien być idealny szef-lider, mówi się wiele – jak wspomina Joanna Malinowska-Parzydło w serii wideo #HRonAIR, książek na temat przywództwa „jest znacznie więcej, niż dobrych liderów”. Od menadżerów oczekuje się uważności, wrażliwości, umiejętności szybkiego podejmowania dobrych decyzji, zdolności rozwiązywania konfliktów… Długo można by wymieniać.

Hybrydowe przywództwo może się dla niektórych okazać jeszcze trudniejsze, ponieważ Cyfrowy Szef musi świetnie odnajdywać się w dwóch przestrzeniach – w fizycznym biurze i w wirtualnej rzeczywistości. Oto wyzwania, które stoją przed liderami w czasach pracy zdalnej i hybrydowej:

• Zauważanie konfliktów i problemów podwładnych – to o wiele łatwiejsze, kiedy mijamy się w biurze. Przy pracy zdalnej znaczniej trudniej jest dostrzec, że pracownicy zmagają się z problemami, co sprawia, że nie zawsze uda się zareagować na czas.
• Tworzenie obecnego i zaangażowanego zespołu – wielu menadżerów zapomina o tym, jak istotna dla prawidłowej komunikacji jest mowa niewerbalna, czyli język ciała. Spotkania w formie wideokonferencji powinny odbywać się z włączonymi kamerami. Wówczas możliwa jest obserwacja drugiej osoby, wyczytywanie jej emocji i zaangażowania z twarzy. Ponadto poza biurem, pracownicy są bardziej podatni na rozpraszające bodźce. Pobudzenie ich do pracy to jedno z zadań dobrego lidera.
• Integracja – w fizycznym biurze pracownicy nie tylko wykonują swoje zadania, ale też spotykają się na kawie lub lunchu, wymieniają się plotkami i umawiają na wyjścia integracyjne. Lider zarządzający grupą działającą w modelu hybrydowym musi być bardziej kreatywny, podejmując próby spajania zespołu. 

Czego pracownicy potrzebują i oczekują od Cyfrowego Szefa? 

Klucz do sukcesu to zainteresowanie pracownikami. Hybrydowy przywódca może liczyć na wydajną pracę zespołu, jeżeli skupi się na potrzebach socjalnych, zdrowotnych i technicznych. Dobry lider zarządzający w modelu hybrydowym musi zadbać o:

• Integrację pracowników – kiedy ludzie zaczynają czuć się częścią zespołu, aktywizują się, uruchamiają kreatywność i zależy im na sukcesie grupy.
• Zdrowie – zarówno fizyczne, jak i psychiczne zdrowie pracownika powinny być w centrum zainteresowania Cyfrowego Szefa. Współpracując na odległość, łatwo przeoczyć, że dana osoba może potrzebować urlopu albo chociaż lekkiego odciążenia w formie przydzielenia do nieco innego zadania niż na co dzień.
• Skuteczne narzędzia – pracownicy nieposiadający właściwych narzędzi do pracy z domu i z biura prędzej czy później zaczną się frustrować. Zadaniem menadżera jest nie tylko dostarczyć zespołowi narzędzia usprawniających komunikację i współpracę, ale także dowiadywać się, które rozwiązania się sprawdzają, a które wymagają dopracowania.

Pracownicy doceniają uważność menadżerów. Cyfrowy szef powinien być wrażliwy na potrzeby pracownika i zauważać trudności, z którymi się on zmaga. Bardzo ważne jest też opracowanie konkretnych kryteriów i metod oceny pracy i przekazywania feedbacku. 49% zatrudnionych martwi się o to, że zasady oceniania wydajności i pracy w modelu hybrydowym nie są tak transparentne, jak powinny być.

Nie ulega wątpliwości, że ludzie chcą się widywać i czuć się częścią zespołu. Zadaniem cyfrowego szefa jest stworzenie atmosfery, w której pracownicy mają poczucie przynależności i traktują dni w biurze nie jako przykry obowiązek, ale jako święto – okazję do bycia razem, integracji i współpracy twarzą w twarz. 

Najważniejsze jest jednak zaufanie. Pracownicy nie czują się zbyt komfortowo, będąc pod ścisłym nadzorem przełożonych. Zbyt intensywna kontrola wywołuje stres u podwładnych, co wpływa negatywnie na wydajność. Mogą nawet ograniczać pracę koncepcyjną, na rzecz wykonywania zadań powtarzalnych, które można łatwiej wykazać w raportach z codziennej pracy. Obecnie zaledwie 20% pracowników ma całkowitą swobodę w organizacji własnej pracy (wyborze czasu i miejsca). Tymczasem pracownicy z pełną niezależnością w tym zakresie wykazują większe zadowolenie z warunków zatrudnienia i mogą być bardziej wydajni. Nie dziwi więc fakt, że 57% osób, mających pełną swobodę w zarządzaniu swoim czasem, z własnej woli decyduje się na powrót do biura i pracę w modelu hybrydowym.

Jak wspierać pracowników w trakcie pracy zdalnej i hybrydowej?

Bycie dobrym Cyfrowym Szefem wymaga praktyki, ale także otwartości. Ważne jest zrozumienie, czego potrzebują pracownicy. Dobry lider zespołu działającego w modelu hybrydowym powinien na bieżąco śledzić trendy i poznawać nowe rozwiązania usprawniające współpracę na odległość.

Zaplanuj regularne odprawy (wideokonferencje). Włączone kamery to konieczność – na widok innych twarzy lepiej się angażujemy i można wykorzystać także komunikację niewerbalną. Może Ci się zdawać, że nie macie do omówienia tyle, aby wymagało to spotkania się w całym zespole. Zrób odprawę mimo to. Zapytaj każdego o postępy lub ewentualne trudności. Pokaż, że trzymasz rękę na pulsie i możesz służyć radą lub pomocą. 

Zadbaj, aby spotkania były dla zespołu codziennością i miłym zdarzeniem. Nie powinien czekać na nie z obawą i marzyć o tym, żeby skończyły się, jak najszybciej. Pracownik nie powinien na spotkaniu ubierać maski  i robić „show” – udawać, że wie i potrafi, więcej niż potrafi, podczas gdy zaraz po włączeniu kamery zaczyna się stresować, bo nie ma pojęcia, jak coś zrobić, ale wstydzi się poprosić o wsparcie. Na spotkaniu pracownik powinien być sobą – to czy się mu to uda, zależy od atmosfery, jaką wprowadzisz w swoim zespole.

Odpowiadaj na zapytania najszybciej jak to możliwe. Korzystaj z różnych kanałów komunikacji (np. przez Slacka, maila, telefon). Najlepszy Cyfrowy Szef jest dostępny. Pracownik nie musi czekać 24 godzin na odpowiedź na proste zapytanie. Komunikacja powinna przebiegać gładko, tak, jakbyście siedzieli obok siebie w biurze. 

Integruj swój zespół. Jest wiele sposobów na bycie razem, kiedy przebywa się daleko od siebie. Narzędzia komunikacyjne dają dziś wiele możliwości. Zachęcaj pracowników do rozmawiania ze sobą w bezpośrednich wiadomościach (direct message) lub stwórz kanał poświęcony plotkom w Waszym komunikatorze. Zachęcaj też do współpracy nad różnymi projektami. Możesz stworzyć bloga w intranecie firmowym, dzięki któremu pracownicy będą dzielili się swoimi przemyśleniami dotyczącymi pracy, branży i nie tylko.

Kto tworzy skutecznych Cyfrowych Szefów?

Niektórzy przywództwo mają we krwi. Łącząc wrodzone zdolności i intuicję z praktyką i dobrą znajomością nowinek technologicznych usprawniających pracę zdalną szybko stają się wzorcowymi Cyfrowymi Szefami, o których marzą pracownicy wykonujący swoje obowiązki w modelu hybrydowym. 

Wielka część menadżerów musi się jednak nauczyć, jak być dobrym liderem zespołu pracującego częściowo z domu, a częściowo z biura. Kompetencje przyszłości to tzw. umiejętności miękkie (ang. soft skills). W świecie zarządzania nie są już one zdolnościami, które „warto mieć” – są kluczowe dla szefów.

Kto może uczyć Cyfrowych Liderów hybrydowego przywództwa z pierwszego zdarzenia? Przede wszystkim ich przełożeni z dużym doświadczeniem w zakresie organizowania pracy zdalnej i stacjonarnej, ale także specjaliści z działu HR. To oni, jako specjaliści do spraw zarządzania zasobami ludzkimi, powinni stać na straży budowania unikalnego, pozytywnego doświadczenia pracowniczego we współpracy z menadżerami, którzy są bezpośrednio odpowiedzialni za tworzenie poprawnej atmosfery i organizowania pracy niezależnie od tego, czy odbywa się ona w fizycznym świecie, czy w cyfrowej rzeczywistości. 

Autor: Laura Kszczanowicz