Czego potrzebuje pracownik właśnie przyjęty do pracy? O sprawnym preboardingu i onboardingu
Temat onboardingu i preboardingu pracowniczego pojawia się coraz częściej na wielu konferencjach i webinarach dotyczących trendów na rynku pracy. Postanowiliśmy zapytać naszą społeczność obecną na social mediach liczącą ponad 600,000 osób, jakie są jej doświadczenia w tym temacie. Dzisiaj mamy przyjemność zaprezentować Państwu wyniki naszych ankiet i komentarze do badania, o które poprosiliśmy ekspertów w tej dziedzinie.
Czy stać cię na zły onboarding?
Raport Brandon Hall Group The True Cost of Bad Hire pokazał, że kompetentny onboarding pracowniczy jest w stanie zwiększyć szansę na zatrzymanie pracownika po okresie próbnym aż o 82%. Tym samym sprawia, że pracownicza produktywność wzrasta o 70% w sytuacji dokładnego określenia zadań do wykonania. Jak również wyjaśnienia przez przełożonych roli do odegrania na tle struktury całej firmy. Dzięki temu osoba nowo przyjęta do pracy może utożsamić się z miejscem pracy już od momentu akceptacji oferty.
Ponadto, badanie Gallup Institute ujawniło, że jedynie 12% z badanych pracowników uważa, że ich firma poradziła sobie świetnie w trakcie onboardingu. Zaledwie 29% z nich czuje, że otrzymała odpowiednie wsparcie i czuje się przygotowana do podjęcia nowych wyzwań w nieznanym środowisku pracy.
Jak powinien przebiegać przeprowadzony onboarding, jak i preboarding? Jakie strategie treningu pracowniczego powinnni przybrać HR-owcy i menadżerowie zespołów, by potencjalny talent już od pierwszego dnia pracy miał poczucie, że firma uczciwie spełnia wszystkie obietnice, jakie zaoferowała w ogłoszeniu?
Wyniki badania
Przygotowując nasz artykuł, przeprowadziliśmy ankiety zarówno wśród odbiorczyń i odbiorców na portalu LinkedIn, a także na szesnastu ogólnopolskich grupach dedykowanych rekrutacji pracowniczej na kanałach social media. Zgromadzone dane demograficzne pomagają zobaczyć tendencje lokalne, jakie panują na mniejszych rynkach pracy.
Wyniki ogólnopolskie
Wyniki demograficzne
Ogólnopolskie wyniki pokazały, że pośród osób szukających zatrudnienia w IT królują szczegółowy zakres obowiązków i materiały informacyjne. Z kolei na portalu LinkedIn wskazywano na szczegółowy zakres obowiązków, tuż po tym na zapoznanie ze strukturą firmy. Kubki, logo i inne gadżety związane z procesem firmowego employer brandingu nie cieszą się zainteresowaniem. Podobnie kwestia bezpośredniego powitania i rozmowy z CEO – w czasach pracy zdalnej nie jest to priorytet.
W Gorzowie Wielkopolskim aż 60% badanych wskazało na benefity jako decydujące w procesie przyjęcia na pokład nowego miejsca pracy. Mieszkańcy większości miast stawiają na szczegółowy zakres obowiązków. W Trójmieście aż 60% osób wskazuje na ten aspekt jako kluczowy, co może być podyktowane chaosem w trakcie ustalania priorytetów w miejscu pracy. Co ciekawe, dla większości Polaków materiały informacyjne przed rozpoczęciem pracy nie są najważniejsze, jednak dla Bydgoszczan to proces decydujący.
Warszawa, Kielce, Rzeszów i Wrocław dominują pod kątem potrzeby przyjaznych osób w dziale HR, co może wskazywać na deficyt zaufania i na kłopoty z komunikacją między działem HR i kadr, a nowozatrudnionymi. Najbardziej popularna kolumna niezależnie od miejsca zamieszkania dotyczy szczegółowego zakresu obowiązków, dlatego że wiele osób ma kłopot z niejasnym podziałem obowiązków i priorytetów. Pokazuje to tendencję do zwiększania nacisku na uściślanie zakresu świadczonej pracy i pełnionej od A do Z roli zawodowej.
Analiza wyników badania
O komentarz do wyników ankiety z perspektywy zewnętrznej poprosiliśmy również węgierski startup Blue Collibri:
Jako startup dostarczający sprawnych rozwiązań technologicznych dla działów HR, wierzymy, że otwarta i sprawna komunikacja już od samego początku jest w stanie zapewnić długoterminową i wartościową więź między firmą a pracownikami. Jak pokazują wyniki ankiety, ważne, żeby pracodawcy od początku oferowali benefity i jasno określali zadania, jakie stoją przed potencjalnym pracownikiem.
Pomoże to już od początku w procesie rekrutacji, a sprawny onboarding tylko utwierdzi w tym, że wybór danego miejsca pracy był właściwy. Musimy też pamiętać, że COVID wpłynął znacznie na rynek pracy, więc firmy muszą zastanowić się nad konkretnymi strategiami rekrutacyjnymi – powiedział Tamás Barathi, współtwórca aplikacji mobilnej dla firm Blue Collibri App.
Czym jest preboarding i jak można go usprawnić?
Ważne, aby dyskutować, w jaki sposób firma może poprawić proces, który zaczyna się już w momencie zaoferowania pracownikowi podjęcia pracy w firmie i tuż po potwierdzeniu przez niego chęci akceptacji oferty. Preboarding po polsku możemy tłumaczyć jako procedury ze strony nowego miejsca pracy, które przygotowują pracownika do wejścia na pokład. To pierwszy krok do wywarcia dobrego wrażenia na osobie, która naszą firmę zna jedynie z opinii na portalach internetowych, researchu przeprowadzonego na własne potrzeby czy skrupulatnych wywiadów w środowisku byłych i obecnych pracowników firmy.
Sprawny preboarding pomaga pracownikom uzyskać właściwe informacje na temat tego kiedy i w jaki sposób mogą rozpocząć swoją pracę. Pomaga im zapoznać się z kulturą organizacyjną i głównymi wartościami firmy, do której już wkrótce dołączą formalnie, a od momentu podjęcia decyzji zaakceptowania oferty pracy, stają się już jej częścią.
Pierwszego wrażenia nie można zrobić dwa razy
Ponadto, preboarding pomaga w skróceniu procedury zapoznawania się z miejscem pracy, jak i przyzwyczajeniem się do pewnych procedur i zwyczajów, jakie panują w danej firmie. Należy o tym pamiętać biorąc pod uwagę, że doświadczenia z działem HR i władzami firmy w trakcie całego doświadczenia związanego z okresem próbnym wpływają ostatecznie na decyzję pozostania na dłużej w miejscu zatrudnienia.
Ostatnie badanie dotyczące rotacji pracowników przeprowadzone przez węgierską firmę HR Evolution Kft. pokazało, że 21-24% nowych pracowników odchodzi z pracy w trakcie okresu próbnego, podczas gdy 25% nowych pracowników w ciągu pierwszych 5 dni spotyka się z negatywnymi doświadczeniami związanymi z traktowaniem przez pracodawcę, które skłaniają ich do odejścia – zaznaczył Barathi.
Jak preboarding pomaga zmniejszyć stres?
Większość pracowników zaczynających przygodę z nowym miejscem pracy chce wiedzieć więcej o swoim przyszłym pracodawcy i o tym, czego mogą się spodziewać, gdy rozpoczną pracę. Wiele osób jest szczególnie wdzięcznych za przekazanie takich informacji w ciągu tych kilku dni lub nawet tygodni między udaną rozmową kwalifikacyjną a pierwszym dniem pracy. Jeśli przyszły pracownik będzie miał dostęp do tych informacji przed rozpoczęciem pracy, nie będą one dla niego zaskoczeniem w pierwszym tygodniu lub miesiącu zatrudnienia, a tym samym zmniejszą stres.
Czym jest onboarding i w jaki sposób wprowadzić pracownika na pokład?
Wiemy już na czym polega preboarding i jakie wyzwania ze sobą niesie, przyjrzyjmy się więc bliżej następującemu po nim procesowi, a więc onboardingowi. Onboarding po polsku możemy tłumaczyć jako wprowadzenie czy przyjęcie pracownika na pokład. Jest to etap integracji pracowników z kulturą organizacyjną oraz strukturą, w którym nowi pracownicy są informowani o zasadach, procedurach i oczekiwaniach danej firmy.
Jakich błędów nie popełniać?
Najczęstszym problemem w procesie wprowadzenia nowo zatrudnionej osoby na pokład jest przeładowanie pracownika informacjami w trakcie kilku pierwszych dni, jak i nadmierne obciążenie działu HR i działu kadr. Dobry proces onboardingu powinien być dostępny, pokazywać, czym dana organizacja już pierwszego dnia wyróżnia się na tle innych, jak i łatwy do zrozumienia dla nowoprzyjętej osoby. Jeśli firma rozumie, czym jest sprawny onboarding i wie, jak przyjąć nową osobę na pokład, dostaje ona przy minimalnym wysiłku maksimum uporządkowanych i skondensowanych informacji. Sprawią one, że od kolejnego dnia będzie czuć się pewniej.
Aplikacja mobilna, która pomoże w preboardingu i onboardingu
Jak radzi Barathi, na przykładzie doświadczeń zgromadzonych podczas pracy z firmami w procesie onboardingu: Firma może na przykład wprowadzić procedury e-learningowe, które pomogą oszczędzić czas i energię obu stron w trakcie z reguły obciążającego dla wszystkich procesu szkolenia. Co ważne, pomoc potrzebna jest także podczas procedur stricte administracyjnych, przez co zaoszczędzamy czas nie tylko dla działu HR, ale dla całej firmy.
Pozytywne doświadczenia z okresu preboardingu i onboardingu sprawią, że nowy pracownik od razu poczuje się bardziej zaangażowany, doceniony i mniej zestresowany. Jest to pierwszym krokiem do zwiększenia zaangażowania od samego początku, a w późniejszym czasie do zmniejszenia rotacji pracowników.
O Blue Colibri
Blue Colibri to aplikacja mobilna węgierskiego start-upu, ułatwiająca życie pracownikom dzięki cyfrowym narzędziom HR, których potrzebują od momentu rozpoczęcia pracy po codzienną administrację. Dzięki temu mogą oni skupić się na tym, co robią najlepiej, czyli na tworzeniu wartości.
Z aplikacją Blue Colibri można mierzyć efektywność komunikacji wewnętrznej, wysyłać i śledzić dostarczanie ważnych komunikatów, a nawet tworzyć przestrzenie dla wzajemnego pracowniczego wsparcia. Zrozumienie, w jaki sposób pracownicy wchodzą w interakcję, jest kluczem do tworzenia procesów, które działają najlepiej miejscu pracy i przyczyniają się do podniesienia ogólnej efektywności organizacji.
O Blue Colibri pisaliśmy już wcześniej na łamach Magazynu Rekruter:
