Czy crowdstaffing to przyszłość rekrutacji? Wywiad z Karoliną Korzeniewską, ReX Project Manager, Antal Poland

Jeszcze do niedawna wiele osób nie wiedziało czym jest crowdstaffing, który obecnie zdobywa coraz większą popularność, choć istnieje w Polsce od ośmiu lat. Coraz więcej rekruterów-freelancerów przekonuje się do tej formy rekrutacji. Osoby pracujące w ten sposób mają do wyboru kilka platform ułatwiających im działanie. Jednym z takich systemów jest platforma ReX. Aby przybliżyć czytelnikom i czytelniczkom tematykę crowdstaffingu, porozmawialiśmy z Karoliną Korzeniewską – ReX Manager Account Executive CEE platformy crowdstaffingowej ReX.

Crowdstaffing (z ang. crowd „tłum”, sourcing „pozyskiwanie, zaopatrywanie się”) to proces, w ramach którego organizacja przeprowadza outsourcing zadań rekrutacyjnych wykonywanych tradycyjnie przez pracowników, do zwykle bardzo szerokiej grupy ludzi w formie open call. Mówiąc prościej, jest to zlecenie rekrutacji zewnętrznej grupie rekruterów za pośrednictwem narzędzi internetowych.

Ideą jest zniesienie wszelkich ograniczeń, tak po stronie kandydatów, jak i zatrudniającego. Crowdstaffing zapewnia szybszy dostęp do szerokiej puli zainteresowanych z różnych źródeł. W rezultacie takie rozwiązanie sprawia, że większa liczba chętnych ma dostęp do danej oferty pracy.

Jak podkreśla Karolina Korzeniewska – ReX Manager Account Executive CEE platformy crowdstaffingowej ReX: Aby sformalizować i zabezpieczyć prawnie pod kątem RODO wszystkie działania, stworzyliśmy platformę ReX, gdzie ogłaszamy wakaty. Zapewnia ona bezpieczeństwo rekruterom i kandydatom. Ze względu na higienę pracy i politykę zdrowej konkurencji na platformie aktywnie zarządzamy liczbą rekruterów przypadających na jedną ofertę pracy, tak aby nie wchodzili sobie w drogę i nadmiernie nie eksploatowali kandydatów.

Historia crowdstaffingu

Crowdstaffing istniał zanim ktokolwiek go tak nazwał. Jak wskazuje Karolina Korzeniewska: Idea, teraz przekuta w menedżerską szkołę stylu szmaragdowego czy inteligencję tłumu, niegdyś była zdroworozsądkowym podejściem. W odległych czasach (tych bez Internetu, a nawet prasy), szukając pracownika, szefowie firm informowali o tym otoczenie, obecnych zatrudnionych, innych pracodawców czy rodzinę i znajomych.

W ten sposób informacja się rozprzestrzeniała, a grono zaangażowanych pomagało pracodawcy w potrzebie. Dziś to digital niesie wieść, ale proces jest po prostu naturalny. Korzystamy z zasobów, wiedzy, koneksji i zakresu wpływów rekruterów, by dotrzeć do właściwego kandydata. Kiedyś zapewne rozliczano się barterowo, przysługa za przysługę lub udziałem w nagrodzie. Dziś płacimy w pieniądzu za wysiłek i sukces.

Rodzaje crowdstaffingu

Najprościej podzielić crowdstaffing zgodnie z modelami biznesowymi, w jakich występuje na rynku. W dużym uproszczeniu są to platformy otwarte i zamknięte. Potocznie nazywane są crowdstaffingiem niekontrolowanym i kontrolowanym. W pierwszym przypadku każdy może zostać rekruterem i poszukiwać kandydatów na wybrane przez siebie wakaty.

W drugim natomiast portale charakteryzują się pewnym rodzajem kontroli, choć różnią się od siebie wewnętrznie. Ograniczają one liczbę rekruterów pracujących nad danym projektem. Dobierają ich za pomocą sztucznej inteligencji, ręcznie na podstawie specjalizacji, czy dotychczasowych sukcesów. Stawiają im też konkretne oczekiwania, a współpraca między stronami jest sformalizowana. Niektóre platformy np. zatrudniają dodatkowo rekruterów, aby weryfikowali przesłane CV przed wysyłką do klienta, inne korzystają z crowdstaffingu jedynie jako źródła kandydatów, których potem przeprowadzają przez tradycyjny proces rekrutacyjny. Idea jednak pozostaje ta sama – szeroki i szybki dostęp do kandydata.

Ograniczenia i możliwości crowdstaffingu

Z punktu widzenia profesjonalnego podejścia do rekrutacji, należy zwrócić uwagę na niejednolity system rekomendacji, różne sposoby weryfikacji kandydatów i wielorakość standardów. Przez co aplikanci nie są porównywalni ze sobą na etapie prezentacji. Obecnie forma pisania CV oraz prezentowania kandydatów jest ustandaryzowana, ale nadal nie pozwala na zestawienie potencjalnych osób w jednej linii z benchmarkiem (profilem idealnego kandydata). W crowdstaffingu ta część pracy przechodzi na zatrudniającego.

W przypadku platform otwartych zagrożeniem jest brak możliwości egzekucji ewentualnej gwarancji, co może być oczywiście uregulowane opóźnioną płatnością. Obserwując te platformy, wiemy jednak, że ma to działanie demotywujące dla rekruterów. Niesprawdzeni, niewyszkoleni rekruterzy również mogą stanowić zagrożenie utraty reputacji przez firmę zatrudniającą, dlatego pewien poziom profesjonalizacji jest niezbędny.

Osobiście jestem w Antalu od 10 lat i mam praktyczne doświadczenie, w związku z tym przy pracy z crowdstaffingiem nie potrafię odpuścić jakości, dlatego nasza platforma jest zamknięta i zarządzana przez profesjonalistów. Jednocześnie nie mogę odmówić skuteczności platformom otwartym – mówi Karolina Korzeniewska.

Warto podkreślić, że możliwości tego typu platform są nieograniczone, dzięki czemu można przekroczyć granice polityczne, geograficzne i ludzkie.

Bazując na swoim doświadczeniu w branży rekrutacyjnej, Karolina Korzeniewska wspomina: Zdarzają się sytuacje, gdy rekruter z Ukrainy odnosi sukcesy w Czechach czy w Polsce; że Polka mieszkająca we Francji nie straciła możliwości pracowania na rynku polskim, który zna; że klient poszukuje kandydata znającym rzadki język i native rekruter zgłasza się do projektu; że zatrudniamy dla klienta węgierskiego słowackich IT-owców, bo podaż na innych rynkach zmalała. Pamiętam te bezcenne chwile, gdy Antalowo-ReXowy zespół mentorów szkolił z rekrutacji chłopaka z niepełnosprawnością, by mógł być freelancerem i pracować niezależnie w dogodnym dla niego rytmie. Wskazane przykłady udowadniają, że możliwości crowdstaffingu są nieograniczone.

Praca w crowdstaffingu

Rekruter z warsztatem i odpowiednim doświadczeniem nie będzie miał problemu z rozpoczęciem pracy na platformie. W Antal-ReX wymagane są minimum dwa lata stażu w rekrutacji, ale na wielu platformach otwartych można zarejestrować się niemal natychmiast.

W związku z obecnym ładem podatkowym rozważając podjęcie pracy rekrutera-freelancera, warto zwrócić uwagę, czy wszystkie formalności zostaną dotrzymane po stronie płatnika i czy ewentualnie wesprze nas przy wystawianiu rachunków czy faktur. Przykładowo, Antal-ReX umożliwia współpracę w formie B2B oraz zlecenia. Należy pamiętać, że każda z tych form niesie swój ciężar podatkowo-zusowo-formalny. Dobrze jest mieć back up profesjonalnej administracji – radzi Karolina Korzeniewska.

W umowach warto zwrócić też uwagę na kwestie własności wobec kandydatów, zakazy konkurencji i możliwości dodatkowego zarobku. Automatyzacje zapewniają bezpieczeństwo, a niestety natura ludzka jest zawodna w takich kwestiach. Warto upewnić się, że platforma znajduje się na bezpiecznym serwerze i wdrożyła niezbędne procedury RODO.

W kontekście samej pracy trzeba wykazać się dużą samoświadomością, dyscypliną i cierpliwością. Karolina Korzeniewska podkreśla: W ciągu ostatnich ponad trzech lat pracy z platformą widziałam cztery błyskawiczne rekrutacje – pierwszy kandydat i od razu placement. To nie jest norma. Ze względu na to, że freelancer tylko screenuje kandydata i nie ma pełnej ekspozycji na klienta, konwersje są niższe niż w przypadku tradycyjnej rekrutacji. W przypadku crowdstaffingu trzeba pokazać średnio 13 kandydatów, aby móc liczyć na jeden sukces.

Monetyzacja też nie następuje od razu. Warto zwrócić uwagę na terminy płatności czy też kwoty. Są platformy, które płacą szybko, ale zazwyczaj mniejsze kwoty – trochę za prezentację, za spotkanie kandydata z klientem i największą kwotę za placement. Jest to dobre dla ludzi poczatkujących, którzy chcą się sprawdzić, na pewno działa to też motywująco. W ReX przyjęliśmy inną metodę, płacimy tylko za sukces. Każda z tych metod ma plusy i minusy, należy zwrócić na to uwagę, by wiedzieć, czego się spodziewać.

Niezbędne narzędzia pracy rekrutera-freelancera

Największym utrudnieniem w pracy rekrutera-freelancera są różne systemy, media, loginy i hasła do każdej czynności. Ciężko znaleźć odpowiednie narzędzie do porządkowania pracy. Rekruterzy korzystają głównie z bezpłatnych, online’owych systemów CRM i ATS, kalendarzy, organizerów oraz księgowości internetowej do zarządzania swoją pracą. Niektórzy, zamiast korzystać z wielu narzędzi, pracują jedynie za pomocą Excela.

W kontekście samej pracy związanej z poszukiwaniem kandydata oczywiście wszyscy standardowo korzystamy z LinkedIna czy Facebooka, ale prawdziwą zaletą crowdstaffingu jest to, że każdy rekruter ma swoje tajemne źródła i sekretne sposoby na znalezienie, zmotywowanie i utrzymanie kandydata. Systemy, z których korzysta freelancer, szeroko opiszemy w naszym e-booku, by pomóc każdemu wybrać dla siebie odpowiednie narzędzia – zapowiada Karolina Korzeniewska.

Dlaczego crowdstaffing jest wciąż mało popularny w Polsce?

Idea crowdstaffingu rozprzestrzenia się w Polsce od kilku lat. Jej naturalnym środowiskiem stał się Internet. Powstało kilka nieudanych inicjatyw, część przetrwała, inne nie odnalazły się w tradycyjnym, polskim świecie rekrutacji. Badania przeprowadzone w środowisku HR przez ekspertów Antal, wskazują, że świadomość dostępności, jak i specyfiki usługi, jest niższa niż 30%. Pandemia sprawiła, że spora część rynku pracy została zdigitalizowana.

Odnajdujemy alternatywne rozwiązania dla tradycyjnych procedur. Taką innowacją jest crowdstaffing, z którą warto się obecnie zaprzyjaźnić. To taki Uber, do którego można się przesiąść z taksówki – najtrudniej zacząć. Zaletą dla klienta jest przewaga cenowa, ale niestety towarzyszy jej często lęk przed otwarciem się na nowe rozwiązania. 

Jeśli chodzi o samych freelancerów, to zainteresowanie jest bardzo duże, ale oczekiwania często niekompatybilne z rzeczywistością. Rekruter, który pracuje w korporacji, wie, że procesowanie kandydata zajmuje 4 tygodnie, ale gdy zmienia rolę na dostawcę, oczekuje efektów w tydzień – zaznacza ReX Manager Account Executive CEE platformy crowdstaffingowej ReX.

Jakie efekty przynosi crowdstaffing?

Crowdstaffing w Polsce istnieje od około 8 lat. Pierwsze modele, a nawet niektóre współczesne, były nie do końca prawdziwe. Gdy rekruter miał problemy ze skupieniem się, zatrudniano go na etacie i dostarczano usługę tradycyjną z metodą crowdstaffingu.

Karolina Korzeniewska podkreśla: Nasza platforma to w 100% crowdstaffing. Rekruterzy etatowi Antal wspierają nas tylko przy realizacji ewentualnych gwarancji, gdyż nasi freelancerzy nie ponoszą za nią odpowiedzialności. Biorąc pod uwagę, że od początku istnienia platformy mieliśmy tylko dwie gwarancje, uważam, że odnosimy sukcesy. Mamy stałych klientów, mamy klientów nietypowych dla agencji, z branż dotąd „wykluczanych” i takich, których nie stać na tradycyjną usługę. Mamy też kontrahentów globalnych. Popularność usługi rośnie, ale nie napędzamy jej sztucznie, pozwalamy na organiczny wzrost. Nie kreujemy rzeczywistości, to ona kreuje nas, a my tylko odpowiadamy na potrzeby i znajdujemy rozwiązania.

Crowdstaffing w Polsce – prognozy na przyszłość

Zapytana o przyszłość crowdstaffingu w Polsce Karolina Korzeniewska nie przewiduje innej możliwości niż sukces. Podkreśliła, że jest to rozwiązanie optymalizujące, szybkie, efektywne kosztowo, a przede wszystkim dające wszystkim równe szanse: klientom, rekruterom, a zwłaszcza kandydatom. ReX nie tylko prowadzi rekrutacje, ale i zlecenia na audyty płacowe, wyceny i opisy stanowisk, zlecenia regulaminów premiowania czy stworzenia ścieżek kariery.

Mamy niesamowitych ekspertów na pokładzie, a taki potencjał znajdzie ujście i zastosowanie w rynku pełnym potrzeb – podsumowuje Karolina Korzeniewska.

Magazyn Rekruter objął patronat medialny nad publikacją #BeFree. Freelancing & crowdstaffing – poznaj wskazówki, narzędzia i historie sukcesu. Wydawcą ebooka jest ReX, platforma crowdstaffingowa stworzona przez firmę Antal. Premiera zaplanowana jest na pierwszą połowę sierpnia.

Wywiad przeprowadziła: Zuzanna Lech.