Iron Mountain: jak globalny lider wykorzystuje AI do optymalizacji procesów?
W czasie konferencji branżowej HR Challenge Poland 2025 mieliśmy przyjemność porozmawiać z przedstawicielami Iron Mountain, lidera w zakresie zarządzania dokumentami i danymi, m.in. o tym, jak sztuczna inteligencja zmienia sposób, w jaki firmy podchodzą do digitalizacji i optymalizacji procesów.
„W naszej działalności AI odgrywa kluczową rolę, a jej zastosowanie przekłada się na realne efekty biznesowe i optymalizację procesów” – podkreśla Marcin Drzewiecki, Prezes Zarządu w Iron Mountain Polska.
Sztuczna inteligencja fundamentem digitalizacji
Ekspert jednoznacznie wskazał, że sztuczna inteligencja stała się fundamentem digitalizacji. Zwrócił jednak również uwagę, że aby w pełni wykorzystać jej potencjał, konieczne jest precyzyjne zdefiniowanie problemów oraz cierpliwość.
„Wiele organizacji wciąż jest na początku tej drogi, a proces adaptacji technologii zajmuje średnio od dwóch do trzech lat” – mówi Marcin Drzewiecki.
Zapytany o to, czy jakiś sektor wyróżnia się w zakresie wdrażania AI, podkreślił, że nie może jednoznacznie wskazać jednej branży, natomiast zdecydowanie wyróżnia się sektor bankowo-ubezpieczeniowy.
„Jest on bardzo złożony, wrażliwy na dane, czas i ryzyko, co sprawia, że digitalizacja ma tu ogromne znaczenie. Polska jest globalnym liderem w tym zakresie – nasz rynek bankowy wyznacza standardy nowoczesnych rozwiązań, co często podkreślają także zagraniczni eksperci” – stwierdził.
Wyzwania związane z implementacją AI
Implementacja AI w istniejących systemach niesie za sobą także pewne wyzwania. W końcu digitalizacja nie polega na prostym przeniesieniu dotychczasowych procesów do świata cyfrowego – wymaga zmiany podejścia. Nie chodzi tylko o eliminację papieru i automatyzację powtarzalnych czynności, ale o przeprojektowanie całego modelu działania organizacji. Iron Mountain jako lider rynkowy pełni także rolę doradcy, pomagając firmom dostrzec nowe sposoby pracy i wykorzystania technologii.
„Jednym z największych wyzwań pozostaje jednak mentalność organizacji. Paradoksalnie to nie kwestie technologiczne, lecz opór wobec zmian stanowią największą przeszkodę. Często liderzy obawiają się, że automatyzacja zmniejszy ich zespoły lub pozbawi ich roli w organizacji. Kluczowe jest zatem zaangażowanie zarządów oraz ścisła współpraca osób decyzyjnych i właścicieli procesów” – mówi Prezes Zarządu Iron Mountain Polska.
„Podczas panelu, w którym brałem udział, podkreślałem, że AI nie eliminuje ludzi – przeciwnie, nadal potrzebujemy człowieka do nadzoru. W kluczowych momentach, gdy pojawia się ryzyko błędu, złej interpretacji czy przestoju, to człowiek podejmuje ostateczną decyzję i kieruje dalszym działaniem systemu. Technologia wspiera, ale to człowiek pozostaje kluczowym elementem procesu” – dodaje.
Jak wdrażać sztuczną inteligencję w organizacji?
Generatywna sztuczna inteligencja to zaawansowane narzędzie biznesowe, którego skuteczne wykorzystanie wymaga starannego planowania.
„Tylko precyzyjnie określone cele pozwalają w pełni wykorzystać jej potencjał” – podkreślił z kolei Tomasz Morawski, Senior Business Development Manager w Iron Mountain Polska.
Technologia ta znajduje już zastosowanie w systemach oferowanych przez Iron Mountain. Umożliwia m.in. interakcję z dokumentami w formie konwersacji. Oznacza to, że użytkownik może zadawać pytania dotyczące zawartych w nich informacji, a AI dostarczy streszczenie, analizę, czy konkretne wnioski.
Bezpieczeństwo danych priorytetem
Generatywna AI pozwala także na tworzenie nowych treści na podstawie istniejących danych, co znacząco usprawnia pracę i zwiększa efektywność procesów. Dzięki temu generowane informacje są precyzyjne i zgodne z dostępną bazą danych.
„Zastosowań tej technologii jest wiele – od procesów HR po analizę umów, niezależnie od tego, czy dotyczą one pracowników, czy kontrahentów. Kluczowe jest właściwe doprecyzowanie warunków i celów analizy” – wskazuje Tomasz Morawski.
Reprezentant firmy podkreślił ponadto, że systemy wykorzystujące sztuczną inteligencję pozostają bezpieczne dla organizacji.
„Bezpieczeństwo danych pozostaje priorytetem. Wykorzystujemy zamknięte ekosystemy, co oznacza, że dane nie są udostępniane w szeroko rozumianym internecie. Modele AI są szkolone wyłącznie na kontrolowanych zbiorach, co zapewnia ich wysoką jakość i zgodność z polityką ochrony informacji. Dzięki temu nasi klienci mogą bezpiecznie przetwarzać dane w naszych systemach, mając pewność, że pozostają one w pełni chronione” – wyjaśnia Tomasz Morawski.
O Iron Mountain Polska
Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie Klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.
Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.
Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie.
