|

Jak udzielić kandydatowi negatywnego feedbacku po rekrutacji?

Wyobraźmy sobie rekrutację do renomowanej firmy: wielu wartościowych kandydatów i kandydatek ubiega się o dane stanowisko. Siłą rzeczy, proces rekrutacyjny ma na celu wyłonić idealnego kandydata na konkretną pozycję, zgodnego z celami i misją organizacji. Oczywistym jest, że po zaofertowaniu danej osoby należy jednocześnie poinformować inne osoby biorące udział w procesie rekrutacyjnym, że nie zostały wybrane. Nie wyklucza to jednak, że rekrutacja na to samo lub pokrewne stanowiska w danym miejscu pracy nie będzie toczyła się niedługo.

Mało tego, kandydatki i kandydaci po zakończonym procesie rekrutacyjnym mają własne odczucia i spostrzeżenia co do tego, jak zostali potraktowani i jaki feedback zapewnili im rekruterzy. Specjaliści w danej dziedzinie dzielą się opiniami na temat agencji rekrutacyjnych i konkretnych rekruterów na grupach branżowych, jak i w prywatnych rozmowach – stąd tylko jeden krok do dyskusji o feedbacku rekrutacyjnym jako integralnej części employer brandingu.

Warto dodać, że negatywny feedback dopiero od niedawna należy do standardów, które praktykują nieliczne firmy: niestety nie jest to standardowa procedura w wielu organizacjach. Jak zatem sprawić, żeby negatywny feedback był udzielony fachowo, zachęcił kandydatkę/kandydata do dalszego kształcenia i powrotu do rekrutacji za jakiś czas, gdy proces na nowo się rozpocznie? Mało tego, nie odstraszył, a zachęcił do powrotu?

W artykule korzystając z pomocy Małgorzaty Kubisiak z Mangrove i rekruterek: Karoliny Sokołowskiej z Bee Talents i Mileny Górki z HRO Digital, wspólnie postaramy się odpowiedzieć na następujące pytania: w jaki sposób nie „ghostować” i lekceważyć pracowników ubiegających się o miejsce pracy? Jakie kompetencje komunikacyjne powinna mieć rekruterka/rekruter, aby rzetelnie ale i z empatią oznajmiać kandydatom, że nie zostali „wybrani”, nie podłamując wiary w siebie potencjalnych pracowników w przyszłości?

Już byłeś w ogródku, już witałeś się z gąską..

Do zajęcia się tematem zachęciła nas ankieta rekruterki IT, Mileny Górki, która zadała pytanie swojej społeczności na portalu LinkedIn: Czy zaaplikował(a)byś ponownie za jakiś czas do tej samej firmy mimo wcześniejszego odrzucenia z procesu rekrutacji? 62% respondentów było na „TAK”, 32% odpowiedziało przecząco (próba 183 głosy).

„Nie byłam w takiej sytuacji, ale na 100% podeszłabym do rekrutacji. Tylko nie przez CV. Jeżeli chciałabym tę pracę to pozostałabym w kontakcie z osobami decyzyjnymi, żeby oni o mnie też pamiętali jak przyjdzie pora” – skomentowała post Sylwia Zabielska, specjalistka wspomagająca senior managerów w rozwoju karier.

Jak dodawał Wojciech Zieliński, IT Manager: „Wiesz, w idealnym świecie pewnie powinno być tak, że w przypadku jeśli osoba, która została zatrudniona się nie sprawdziła lub nie udało się zbudować dobrej współpracy, TA czy HR mógłby się kontaktować samodzielnie z odrzuconymi kandydatami… Ja starałem się to promować, pewnie nie zawsze z sukcesem, ale zdarzyło mi się zatrudnić ludzi, których wcześniej odrzuciłem… Ale ten proaktywny kontakt to chyba jeszcze świat idealny… Więc, będąc raczej realistą niż idealistą, pewnie bym zaaplikował w takiej sytuacji”.

Komentarze eksperckie:

Zastanawiając się nad tym, jakie umiejętności komunikacyjne są potrzebne, aby udzielić negatywnego feedbacku podczas rekrutacji zaczęłabym od tego, aby bardzo mocno trzymać się faktów i konkretów. Roboczo nazwę tę umiejętność odróżnianiem faktów od opinii. Czasem słyszę, jak moi klienci opowiadają, że usłyszeli na rekrutacji ogólnikowe i nierzadko krzywdzące oceny typu „nie pasował osobowościowo do zespołu”. To nie jest fakt tylko ocena, a w zasadzie hipoteza. Zatem umiejętność konstruowania wypowiedzi opartych na faktach to absolutna podstawa.

Pochodną tej umiejętności oddzielania faktów od ocen będzie nieustanna świadomość, że nie oceniamy człowieka jako takiego tylko jego dopasowanie na dzień dzisiejszy do roli czyli do zestawu oczekiwanych kompetencji. Powinna temu towarzyszyć taka „pokora rekrutera”: świadomość, że wprawdzie od mojej decyzji zależy to, czy ten kandydat przejdzie dalej czy nie, ale nie oznacza to, że jestem nieomylnym bogiem, który włada „być albo nie być” tego człowieka i mam prawo ferować wyroki.

Jak to zrobić w praktyce? Użyjmy empatii i wczujmy się na chwilę w doświadczenie kandydata czy kandydatki. Zastanówmy się nie tylko co powiedzieć, ale przede wszystkim co on/ona usłyszy, jak to odbierze. Potem powiedzmy spokojnie, że to, że jej/jego kompetencje dziś nie pasują do profilu nie oznacza, że to się nie może zmienić albo że jest „słaby”. Możemy wskazać mu/jej obszary, nad którymi powinien popracować, aby zwiększyć swoje szanse w przyszłości. I znów – starajmy się mówić jak najbardziej konkretnie w oparciu o to, co zobaczyliśmy na rozmowie lub widzimy w jego CV.

Pamiętajmy, że kandydat zapamięta to, jak się czuł podczas tego procesu. I – jeśli to wspomnienie nie będzie traumatyczne – być może wróci do nas w przyszłości. Warto więc zachować równowagę i udzielając informacji odmownej – wskazywać na pozytywy i mocne strony kandydata. To mu doda siły, aby ustać ten niemiły moment odmowy oraz motywacji, przez co będzie mógł/mogła zająć się obszarami, które wymagają dalszej pracy i być może spróbować swoich sił w podobnym procesie rekrutacyjnym w przyszłości.

W moim odczuciu, dobrze udzielony feedback jest warunkiem koniecznym, ale nie wystarczającym, aby osoba odrzucona z procesu rekrutacyjnego, chciała zaaplikować w przyszłości do tej samej firmy. Na tę gotowość składać się będzie cały proces rekrutacyjny i doświadczenia, jakie nasi kandydaci z niego wynoszą. Powrót kandydatów do tej samej rekrutacji świadczy o zbudowanej relacji i zaufaniu, feedback natomiast może być tym, co wzbudzi motywację kandydatów do tego, aby się postarać i w przyszłości ponownie spróbować swoich sił.

Jak powinien wyglądać taki feedback? Według mnie, dobrze udzielony feedback jest konkretny, szczery i oparty na faktach. W idealnych warunkach, znajdzie się tam przestrzeń na kilka słów o tym, co poszło w rekrutacji dobrze, na sekcję o tym, co mogło pójść lepiej oraz na bardzo wyraźnie wskazany powód decyzji o odrzuceniu kandydatury (nie każdy błąd popełniony w procesie rekrutacyjnym ostatecznie wpływa na decyzję).

Dodatkowo, jeżeli wiem, że ktoś jest bardzo dobrze dopasowany do naszej firmy i chcielibyśmy widzieć tę osobę w zespole, ale nie wpisała się w nasz profil kompetencyjny, trzeba to po prostu napisać, wyłożyć karty na stół – „polubiliśmy Cię i jest nam realnie przykro, że nie składamy Ci oferty pracy”.

Chciałabym również zauważyć, że jako rekruterzy nie musimy czekać, aż kandydaci zaaplikują ponownie – to jest częścią naszej pracy, aby o nich pamiętać i odezwać się, gdy będziemy ponownie szukać pracowników.

Przykład 1:

It would be really nice to stay in touch, I know that the team was very positive about your skills, they would definitely like to meet you again in the future.

Przykład 2:

Decyzja ta była trudna, ponieważ zarówno ja, jak i dziewczyny, miałyśmy bardzo pozytywne ogólne wrażenia po rozmowie z Tobą! Odniosłyśmy wrażenie, że jesteś bardzo otwarta na rozwój, masz duże poczucie odpowiedzialności i otwartość na feedback. Wiemy, że takie cechy bardzo ułatwiają pracę i rozwój w naszej firmie.

Anielo, mam nadzieję, że mimo odmownej odpowiedzi, będziesz nadal zainteresowana współpracą z nami w przyszłości!

Jest pewne, że będziemy jeszcze zatrudniać i bardzo prawdopodobne, że za kilka miesięcy znowu pojawi się możliwość zatrudnienia osoby z mniejszym doświadczeniem.

To, o co chciałabym Cię prosić, to szlifowanie angielskiego 🙂

Przykład 3:

Nie ukrywam, że była to dla nas trudna decyzja, bo mamy wrażenie, że bardzo dobrze pasowałbyś do naszego zespołu, jednak jest kilka kwestii merytorycznych (tu podaj przykład), których zabrakło, a my obecnie poszukujemy osoby, która dołączy do nas w krótkim czasie i będzie mogła szybko się wdrożyć oraz być w pełni efektywna. 

Pozostańmy w kontakcie. Nie wykluczamy, że za jakiś czas będziemy mogli znów porozmawiać w ramach tej lub innej rekrutacji.

Dziękujemy za Twój czas i życzymy Ci powodzenia.

Rekruter pracujący w agencji rekrutacyjnej udzielając feedbacku działa jako pomost między firmą zatrudniającą, więc jego rola jest dwojaka. Reprezentuje zarówno swoją agencję, jak i Klienta. Jego rolą jest dbanie o uzyskanie odpowiedniego feedbacku od Hiring Managerów, co niekiedy samo w sobie stanowi problem. Dlaczego? Informacja zwrotna potrafi być lakoniczna lub zawierać jedynie negatywną opinię na temat Kandydata. W takiej sytuacji rolą rekrutera jest dopytanie o szczegółowy feedback i umiejętne przekazanie go Kandydatowi. Zawsze starajmy się podkreślić, co dobrego Kandydat zaprezentował na rozmowie i nad jakimi aspektami może popracować w przyszłości.

Pamiętajmy, że odrzucenie z danego procesu nie blokuje opcji ponownej aplikacji w przyszłości. Potraktujmy to zawsze jako lekcję na przyszłość i czas na zdobycie doświadczenia czy podniesienie kompetencji.

Przykład? Mój główny Klient właśnie przygotowuje ofertę pracy dla jednej z moich Kandydatek, z którą próbowałyśmy aplikować około 3 razy. Za każdym razem była bardzo blisko otrzymania propozycji współpracy, ale jednak ktoś okazywał się lepszy. Nie poddawałyśmy się jednak i wytrwałość się opłaciła.

W moim odczuciu, jako rekruterki i rekruterzy powinniśmy dbać o relacje na linii Kandydat – Rekruter i nie zamykajmy sobie drogi!

Autorka artykułu: Kinga Kurysia