Jak uratować zalane lub zniszczone dokumenty pracowników?
Nieprzewidziane sytuacje mogą doprowadzić do uszkodzenia akt osobowych i kadrowych, które są ważne z punktu widzenia funkcjonowania instytucji medycznych. Zalane dokumenty, podarte kartki lub inne formy zniszczenia mogą stanowić poważne zagrożenie dla ciągłości pracy organizacji i ochrony danych osobowych, których bezpieczeństwo jest regulowane przepisami prawa. Chcesz wiedzieć, jak postępować, aby uratować uszkodzone materiały i zapobiec ich całkowitej utracie? W poniższym artykule wyjaśniamy, co robić.
Jak postępować przy zalaniu dokumentów medycznych?
W przypadku zalania akt najważniejsze jest szybkie działanie. Dokumenty medyczne należy delikatnie osuszyć. Najpierw trzeba delikatnie oddzielić mokre kartki od siebie i unikać gwałtownych ruchów, które mogłyby je rozerwać, a także tarcia, które mogłoby zatrzeć zapisane informacje. Następnie można użyć ręczników papierowych lub chłonnych tkanin, aby ostrożnie osuszyć dokumenty, przykładając je do powierzchni papieru i pozwalając wodzie się wchłonąć. Ważne jest, by nie stosować suszarek i grzejników, ponieważ może to spowodować deformację papieru lub nieodwracalne uszkodzenie tuszu. Po wstępnym osuszeniu dokumenty warto rozłożyć pojedynczo w suchym, przewiewnym miejscu, najlepiej na płaskiej powierzchni, gdzie będą mogły schnąć naturalnie. Więcej informacji na temat osuszania znajdziesz pod linkiem.
Zniszczone dokumenty medyczne – co robić?
Jeśli akta uległy mechanicznemu zniszczeniu, można spróbować je odtworzyć poprzez skanowanie pozostałych fragmentów i cyfryzację treści. Dzięki temu można zachować informacje nawet wtedy, gdy fizyczna forma dokumentu jest już nie do uratowania. Nowoczesne technologie archiwizacji cyfrowej umożliwiają odtworzenie danych i ich bezpieczne przechowywanie w chmurze lub na zewnętrznych nośnikach. Tym samym eliminuje się ryzyko ponownej utraty. Jeżeli oryginalne dokumenty są zbyt zniszczone, by je zeskanować, można spróbować odtworzyć ich treść na podstawie kopii zapasowych, notatek bądź innych powiązanych materiałów, o ile takie istnieją. Warto również zainwestować w profesjonalne usługi magazynowania akt oferowane przez firmy specjalizujące się w zarządzaniu dokumentacją.
Jak zapobiegać zalaniu lub zniszczeniu dokumentów medycznych?
Najlepszym sposobem na uniknięcie strat związanych z uszkodzeniem dokumentów medycznych jest wprowadzenie w organizacji:
- systematycznego archiwizowania – regularne tworzenie kopii zapasowych, zarówno w formie cyfrowej, jak i fizycznej pozwala na szybkie odtworzenie danych w razie ich utraty;
- bezpiecznego przechowywania – akta powinny być trzymane w miejscach odpornych na wilgoć, ogień i inne czynniki zewnętrzne, na przykład w specjalnych szafach pancernych lub magazynach zewnętrznych. Skutecznym sposobem przed degradacją dokumentów jest fumigacja, o której przeczytasz tutaj.
- kontrolowania warunków przechowywania – utrzymanie odpowiedniej wilgotności (około 30-50%) i temperatury (18-22°C) w pomieszczeniach, gdzie przechowywane są akta, znacząco zmniejsza ryzyko ich degradacji;
- digitalizacji – przekształcenie dokumentów papierowych w formę elektroniczną ułatwia zarządzanie aktami i stanowi dodatkowe zabezpieczenie w razie utraty ważnych danych;
- współpracy z profesjonalistami – skorzystanie z usług firm, np. Rhenus Office Systems Poland, które oferują kompleksowe rozwiązania w zakresie archiwizacji i przechowywania, zapewnia spokój ducha i zgodność z przepisami.
Dbanie o dokumentację pracowniczą to obowiązek wynikający z przepisów prawa i zarazem jeden ze strategicznych sposobów na uniknięcie problemów związanych z utratą istotnych danych. Odpowiednie działania zapobiegawcze mogą uchronić organizacje przed poważnymi konsekwencjami. Inwestycja w bezpieczeństwo dokumentów to inwestycja w stabilność i ciągłość działania przedsiębiorstwa, dlatego warto podejść do tego tematu z należytą starannością.
*Materiał powstał we współpracy z firmą Rhenus Office Systems Poland Sp. z o.o.
