Jak zbudować efektywny zespół rekrutacji wewnętrznej na przykładzie Amex GBT
Anna Sypniewska, EMEA Talent Acquisition Manager w American Express Global Business Travel, z rekrutacją związana jest od 2009 roku. Wiele zawodowych wyzwań doprowadziło ją na scenę Wieczoru Rekrutera, gdzie w 2019 roku odebrała statuetkę w konkursie Perły HR za zajęcie II miejsca w kategorii In-house Recruiter of the Year. Już wtedy przyszło jej do głowy, że gdyby w przyszłości prowadziła zespół, to byłaby bardzo szczęśliwa, gdyby on także został uhonorowany tą nagrodą. Tymczasem już w 2023 roku zespół Amex GBT pod jej przewodnictwem, który obecnie składa się z 20 osób, pracujących w pięciu lokalizacjach, zajął II miejsce w kategorii Zespół Rekrutacji Wewnętrznej. Dziś rozmawiamy z managerką o tym, jak przekuć indywidualne osiągnięcie w sukces całego zespołu, szczególnie w kontekście pracy zdalnej.
W 2020 roku Anna Sypniewska zaczęła zastępować swoją ówczesną team liderkę. Po roku otrzymała awans na managera. Droga do sukcesu tak osobistego, jak i zespołowego nie była jednak usłana różami. Amex GBT zajmuje się podróżami służbowymi i eventami branżowymi, więc czas pandemii wyraźnie odbił się na funkcjonowaniu organizacji. „Straciliśmy wtedy cały zespół rekrutacyjny” – wspomina liderka.
Kiedy świat rekrutacji zamarł, doświadczona rekruterka znalazła swoje miejsce w dziale administracji i płac. W momencie, gdy sytuacja zaczęła się stopniowo się stabilizować, stanęła przed dużym wyzwaniem zbudowania zespołu właściwie od podstaw.
„Dziś jestem niezwykle dumna z mojego zespołu, który jest bardzo zróżnicowany wiekowo i pod względem doświadczenia. Mimo że wszyscy pracujemy zdalnie, współpraca przebiega efektywnie. Tworzymy naprawdę zgrane grono” – zapewnia A. Sypniewska.
Poznaj zwycięzców konkursu Perły HR 2019
Jak zbudować ducha zespołu, pracując zdalnie?
EMEA Talent Acquisition Manager w Amex GBT podkreśla, że aby praca zdalna była efektywna, należy ustalić jej wyraźne ramy. Warto zacząć od kwestii tak podstawowych, jak czas pracy. Zdaniem managerki dobrą praktyką są codzienne poranne spotkania, a także cotygodniowe, w których wszyscy uczestniczą z włączonymi kamerami. Praca jest ustrukturyzowana, ale jednocześnie managerka stara się zapewnić swojemu zespołowi możliwość korzystania z elastyczności, jaką umożliwia zdalna formuła zatrudnienia. W ten sposób wychodzi naprzeciw oczekiwaniom zarówno pracodawcy, jak i pracowników.
Szczególnym wyzwaniem na etapie tworzenia zespołu było ułożenie na nowo procesów. Choć praca rekrutera jest co do zasady indywidualna, ważne jest, by pracownicy potrafili ze sobą współpracować. W tym celu pomocne mogą być m.in. grupy projektowe, a więc mniejsze zespoły utworzone w celu osiągnięcia konkretnego celu. Grupy projektowe mogą być efektywnie wykorzystywane w usprawnieniach, obejmujących wewnętrzną pracę zespołu i jego struktury. Zespół Amex GBT uzupełnił w ten sposób choćby formularze rozmowy z kandydatem. Wszystko po to, aby rekruterzy zadawali te same pytania i reprezentowali taki sam poziom jakości pracy.
Wsłuchać się w głos pracowników
Anna Sypniewska zauważa, że w budowie dobrze działającego zespołu, kluczowe jest, aby pracownicy czuli, że mają wpływ na jego funkcjonowanie. Podkreśla również potrzebę ciągłego rozwoju i nauki. Te dwa aspekty w jej zespole realizowane są przy pomocy regularnych workshopów. Warsztaty są prowadzone przez poszczególnych członków zespołu, a ich tematyka dostosowywana jest do ich unikalnych kompetencji, doświadczenia, czy zainteresowań. Między innymi dzięki takiemu działaniu udało ustanowić pewną kulturę uczenia się od siebie, gdzie doceniany jest zarówno indywidualizm, jak i wysiłek na rzecz zespołu.
Standardy są kluczem
W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym zespoły rekrutacyjne są odpowiedzialne za jak najlepsze doświadczenie kandydata w trakcie całego procesu rekrutacyjnego. W ocenie aplikacji jury konkursu Perły HR szczególnie przyglądało się temu aspektowi pracy w organizacjach.
„Właśnie dlatego pracowaliśmy nad standaryzacją, aby każdy rekruter wiedział, że kandydat i jego doświadczenie podczas procesu rekrutacji, są kluczowe. Naszymi klientami zewnętrznymi są kandydaci, a wewnętrznymi managerowie, o których także dbamy. Mamy kandydatów, którzy aplikują, ale także kandydatów, których pozyskujemy bezpośrednio i nasze podejście jest w obu przypadkach nieco inne. Jeśli to my najpierw kontaktujemy kandydata bezpośrednio, to pierwszy kontakt jest bardziej o nas niż o kandydacie, aby najpierw go zachęcić i zapoznać z naszą firmą. W obu przypadkach staramy się, aby proces od samego początku był transparentny” – podkreśla Anna Sypniewska.
Waga starannej komunikacji
Managerka wyjaśniła nam również, jak wygląda proces komunikacji z kandydatem, która jej zdaniem jest kluczowa w kontekście doświadczenia, jakie aplikujący wyniesie z procesu.
„Jeżeli kandydat jest aktywny i sam aplikuje do nas, najpierw dostaje od nas spersonalizowaną wiadomość, informującą, że otrzymaliśmy aplikację. Gdy kandydat nie spełnia oczekiwań, odrzucamy jego kandydaturę, także przesyłając wiadomość. To znacznie lepsze niż cisza i mimo wszystko doświadczenie pozostaje pozytywne. Jeśli z kolei kandydat spełnia wymogi, umawiamy się z nim na spotkanie. Od roku mamy wprowadzone narzędzie do umawiania rozmów, które zapewnia z naszej strony elastyczność. Same rozmowy i pytania zadawane w ich trakcie są zgodne z naszymi standardami, tak żebyśmy byli pewni, że każdy rekruter nie tylko zapytał kandydata o to, czego potrzebujemy, ale także, aby przekazał kandydatowi to, co powinien o nas wiedzieć” – wyjaśnia EMEA Talent Acquisition Manager.
„Staramy się już na tym pierwszym etapie wiedzieć, że to jest taka droga dwukierunkowa i kandydat powinien dowiedzieć się o nas jak najwięcej. Oczywiście dla nas istotne jest też to, żebyśmy wyjaśnili sobie również kwestie finansowe. Chcemy jak najszybciej dać kandydatowi znać, czy on także spełnia nasze oczekiwania. Mamy sporo projektów z wyśrubowanymi potrzebami językowymi, sami mamy około siedmiu języków w naszym zespole. Jeśli tylko jest to możliwe, to prowadzimy rozmowę w języku kandydata, tak żeby rekruter od razu mógł ocenić biegłość kandydata, aby nie wydłużać procesu i nie marnować czasu aplikującego. Widzimy, że kandydaci są nam za to wdzięczni. Jako zespół in-house mamy ten przywilej, że jesteśmy blisko biznesu i utrzymując dobre relacje z managerami rozumiemy ich potrzeby rekrutacyjne, znamy szczegóły pracy na danym stanowisku, a także otrzymujemy bardzo szybko feedback po zakończonym interview” – dodaje przedstawicielka American Express Global Business Travel.
Nie zapominajmy o feedbacku
Liderka zespołu rekrutacji w Amex GBT podkreśla także istotną rolę feedbacku w procesie rekrutacyjnym. W ramach usprawnień przygotowane zostały wzory odpowiedzi dla managerów, uzupełniane o merytoryczną informację zwrotną o kandydacie, która może pomóc mu w dalszym rozwoju kariery.
Onboarding pracownika w tej organizacji jest mocno zautomatyzowany. Zespół rekrutacji dba jednak o to, aby nowy pracownik był doskonale świadomy, na jakim etapie procesu się znajduje i jakie są kolejne kroki. Rekruter pozostaje także cały czas osobą kontaktową, która pomaga rozwiać ewentualne wątpliwości.
Radość z sukcesu
Doceniony w konkursie Perły HR zespół rekrutacji American Express Global Business Travel dał się poznać środowisku jako skuteczny, dynamiczny i zgrany. Informacja o wyróżnieniu przez jury spotkała się z dużym entuzjazmem.
„Kiedy dowiedzieliśmy się, że otrzymaliśmy nagrodę w konkursie Perły HR, nastąpił wybuch radości. To było na pewno takie bardzo duże docenienie zewnętrzne tego, co osiągnęliśmy i co robimy każdego dnia. Otrzymaliśmy wiele gratulacji. Nasze zdjęcie z Wieczoru Rekrutera, które sobie dodaliśmy na LinkedIn, krążyło po wszystkich globalnych prezentacjach podsumowujących rok, wszyscy bardzo się cieszyli. Dla mnie jako managera to też szczególne wyróżnienie, że udało mi się zbudować zespół, który został dostrzeżony i doceniony. Bardzo dziękujemy!” – podsumowuje Anna Sypniewska, EMEA Talent Acquisition Manager w American Express Global Business Travel.
My tymczasem gratulujemy sukcesu i mamy nadzieję, że w przyszłości będziemy mieli przyjemność obserwować ich kolejne dokonania zarówno zespołowe, jak i indywidualne.
Autor: Sylwia Pyzik
