Mosty z Azji do Polski płoną przez chaos w polityce migracyjnej. Wspólne oświadczenie Związku Pracodawców Asian Forum i Partnerów
English version below
Inwestorzy z Japonii i Korei Południowej uczynili z Polski główny pomost na europejskie rynki, lokując nad Wisłą fabryki, przyciągające niezbędne rozwijającej się gospodarce technologie i praktyki zarządcze. Dzisiaj ciągłość ich biznesu zagrożona jest przez proceduralne problemy z wydawaniem czy przedłużeniem pozwoleń na pracę i pobyt dla kadry zarządzającej i specjalistów z Azji. Przez chaos w polityce wizowej i na granicach, cierpią pracownicy wysokiego szczebla z firm założonych w Polsce przez Azjatów.
O problemach związanych z wydawaniem wiz, umawianiem spotkań w polskich placówkach krążyło wiele opowieści jeszcze przed tzw. aferą wizową. To wąskie gardło wciąż istnieje, ale w mniejszym stopniu dotykało dotychczas pracowników w białych i niebieskich kołnierzykach. Niestety w ostatnich miesiącach praktycznie nie przedłuża się pozwoleń na pracę w Polsce, wydłuża procedury i komplikuje już istniejące do stopnia, w którym skutecznie zniechęcamy nie tylko obecnych, ale i przyszłych inwestorów.
Jako Związek Pracodawców Asian Forum, działając w imieniu członków a także wraz z przedstawicielami organizacji bilateralnych budujących od lat mosty między Polską i Azją apelujemy o szybkie rozwiązanie problemów wizowych i pobytowych pracowników z Azji. Identyfikujemy następujący katalog utrudnień administracyjnych:
1. Długie oczekiwanie na decyzje urzędów
Pozwolenia na pracę są wydawane po 2–4 miesiącach, a decyzje w sprawie pobytu – nawet po roku lub dłużej. W niektórych urzędach wojewódzkich, np. we Wrocławiu zdarza się, że procedury trwają latami.
2. Niespójne procedury i różnice regionalne
Urzędy stosują różne reguły: jedne wymagają osobistego złożenia dokumentów, inne dopuszczają tylko dokumenty przesyłane online; różne są też praktyki z nanoszeniem stempli paszportowych. Brak ujednoliconej interpretacji Ustawy o cudzoziemcach prowadzi do chaosu i nieczytelnych reguł działania urzędów.
3. Opóźniona cyfryzacja i braki obsługi językowej
Powolny rozwój systemów e-Praca i e-Cudzoziemiec, brak wersji w języku angielskim oraz brak tłumaczy w urzędach. Konieczność posiadania “zweryfikowanego profilu” blokuje dostęp do usług i umawiania wizyt.
4. Nadmierna biurokracja, dodatkowe zaświadczenia
Wraz ze zmianami z bieżącego roku wymagane są m.in. zaświadczenia o niekaralności, dokumenty potwierdzające opłacanie składek i podatków oraz zgodność danych z ZUS, PESEL, CEIDG. Agencje pracy tymczasowej napotykają dodatkowe ograniczenia, co wydłuża czas trwania procedur dla podjęcia tymczasowej pracy.
5. Poważne zmiany prawne, ale trudne wdrożenie
Nowe regulacje likwidują m.in. test rynku pracy czy wprowadzają pełną elektronizację, jednak ich implementacja napotyka problemy administracyjne. Chociaż teoretycznie pozwalają na przedłużenie zezwolenia bez przerwy w zatrudnieniu, przeciążone urzędy nie są w stanie przeprowadzić niezbędnych procedur.
6. Oczekiwanie składania oryginałów dokumentów bez gwarancji ich zwrotu
W wielu krajach polskie placówki dyplomatyczne oczekują w procesie wizowym złożenia oryginałów dokumentów takich jak akty ślubu, urodzenia, zgonu, rozwodu stosując „no return policy”. Brak akceptacji kopii dokumentów za okazaniem oryginału lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem mnoży przeszkody biurokratyczne i wydłuża proces.
7. Nierówne traktowanie i brak transparentności
Często przywoływanym problemem, dotykającym organizatorów misji gospodarczych, wizyt studialnych jest odmawianie przez polskie placówki wiz części uczestników bez wskazania powodu. Jest to szczególnie trudne do wytłumaczenia w grupach, gdzie jest jasno określony jest cel wspólnego wyjazdu, analogiczna pozycja społeczna i zawodowa uczestników a sam pobyt potwierdzony przez współorganizatora z Polski.
8. Karta stałego pobytu zamiast wizy
Nieprzewidywalność procesów wizowych bywa przyczyną omijania tej ścieżki procedowania możliwości wjazdu do Polski w celach biznesowych i kierowania się do urzędów wojewódzkich celem uzyskania karty stałego pobytu. Taką drogę obierają przedsiębiorcy regularnie odwiedzający nasz kraj np. jako wspólnicy firm działających w Polsce, nie mając nigdy pewności czy i na jak długo otrzymają wizę. Prowadzi to do dodatkowego obciążenia systemu bo proces, który na poziomie wizy powinien zamknąć się w 60 dniach, przy karcie stałego pobytu przeciąga się często do ponad 9 miesięcy.
9. Legalizacja pobytu studentów
Ostatnimi zmianami uderzono również w azjatyckich studentów, którzy muszą w tym roku przechodzić procedurę analogiczną pod względem formalnym do uzyskania zezwolenia na pracę. Podobnie jak pracowników, studentów objęły bardziej szczegółowe wymogi dokumentacyjne i pełna cyfryzacja. Nowe zasady po 1 czerwca 2025 to:
- Konieczność posiadania zweryfikowanego profilu zaufanego / e-podpisu.
- Obowiązek złożenia dodatkowych dokumentów: np. zaświadczenie o niekaralności, potwierdzenie znajomości języka na poziomie B2, potwierdzenie opłacenia składek w ZUS, podatku dochodowego.
- Utrudnienia w zmianie celu pobytu (np. wiza humanitarna/sportowa → praca/studia).
- Dłuższe okresy oczekiwania na decyzję i obowiązek raportowania dodatkowych danych do urzędów.
- 50% limit procentowy cudzoziemców na uczelni.
Podsumowanie
>> Opóźnienia i chaos proceduralny to główne problemy procesu legalizacji pracy i pobytu – czas oczekiwania sięga od kilku miesięcy do kilku lat.
>> Niejednoznaczność interpretacji przepisów i rozbieżność stosowania prawa między województwami utrudnia funkcjonowanie pracodawcom, pracownikom i samym urzędnikom.
>> Cyfryzacja i uproszczenia proceduralne, choć zapowiadane w 2025 roku, dopiero zaczynają przynosić efekty. Powolne ich wdrażanie i brak wsparcia językowego blokują realne skrócenie procedur.
>> Wydłużające się procedury prowadzą do patologii sprzyjających podejmowaniu pracy nielegalnej albo obchodzenia przepisów przez pracodawców i pracowników ze szkodą dla nich samych i naszego wizerunku.
Rekomendacje
1. Przyspieszenie cyfryzacji powiązanej z uproszczeniem procedury po stronie cudzoziemców – m.in. jednorodne procedury online, ujednolicenie wymagań, pozyskiwanie danych z rejestrów publicznych przez Urzędy, a nie aplikujących, zwiększenie obsady Urzędów.
2. Standaryzacja w całym kraju – identyczne wymogi w każdym województwie, jasne instrukcje dot. wymaganych dokumentów.
3. Wsparcie językowe i informacyjne – udostępnienie procedur w języku angielskim, zwiększenie liczby tłumaczy w urzędach.
4. Ochrona pracowników z Azji – specjalne kanały obsługi ułatwiające legalizowanie pobytu, szczególnie w sektorach kluczowych, jak budownictwo, inwestycje strategiczne, logistyka.
5. Wymiana doświadczeń z agencjami wyspecjalizowanymi w obsłudze HR – uproszczenie procedur bez obniżania standardów bezpieczeństwa i warunków zatrudnienia.
***
Bridges from Asia to Poland are burning — time to act before it’s too late
Joint statement Asian Forum & Partners
More than 30 years ago, investors from Japan and South Korea recognized Poland’s potential and built enduring bridges to our economy. Through these bridges came not only capital, but also cutting-edge technologies and modern management practices that transformed entire industries.
Yet instead of protecting and strengthening these vital connections, we are undermining them. Even before the so-called visa scandal, businesses already struggled with visa bottlenecks and limited capacity at Polish consulates. While white-collar professionals suffered less than others, recent months have revealed a deeper problem with ensuring long-term, stable legal employment for the very people driving our investments.
Through dozens of conversations with diplomats and bilateral business organizations across Asia, the Asian Forum Employers’ Association has heard a clear and alarming message: Poland’s reputation as a welcoming destination for investors is rapidly eroding.
It is no longer just about new permits. Even renewals are being delayed or denied. Procedures are lengthened and made so complex that they deter current and future investors alike.
Even Asian students, once exempt from work permit requirements, must now go through lengthy, burdensome procedures — a message that undermines years of effort to promote Polish universities to young people from Asia.
Key problems identified by the business community
1. Excessive delays
Work permits can take 2–4 months; residence permits a year or more. In some regions, the wait stretches into years.
2. Inconsistent rules
Different voivodeships apply different rules; some require in-person submissions, others only online. Practices vary even on basic matters like passport stamps.
3. Slow digital transformation & language gaps
Key systems are underdeveloped, not available in English, and lack interpreter support. The requirement for a “verified profile” blocks many from booking appointments.
4. Rising bureaucracy
New rules in 2025 add requirements for criminal records, tax and social security certificates, and strict data checks. Temporary work agencies face extra hurdles, and new firms must wait two years before hiring, slowing recruitment further.
5. Good laws, bad implementation
Recent reforms (from June 2025) eliminate the labor market test and aim for digitalization, but practical roll-out is hampered by administrative overload and inconsistent enforcement.
Summary
Poland built its economic success on openness to foreign investment and global cooperation. Today, outdated procedures and administrative paralysis threaten to reverse that progress. We call on decision makers to recognize this urgent risk — and work together with business to protect Poland’s place as a trusted partner for Asia and the world.
Recommendations
Accelerate digitalization
- Standardize online procedures nationwide, unify requirements, increase staff.
Harmonize rules across the country
- Clear, identical documentation requirements and instructions in every voivodeship.
Provide language support
- Publish procedures in English, add interpreters and bilingual staff in offices.
Protect strategic workers from Asia
- Fast-track channels for specialists and managers in construction, logistics, and critical industries.
Work with experienced HR agencies
- Simplify procedures for employers who meet high compliance standards, without lowering worker protections.
