Niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a zmiana pracodawcy
Kodeks Pracy w Polsce precyzyjnie reguluje kwestie związane z prawem pracowników do urlopu wypoczynkowego. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych praw pracowniczych i ma na celu zapewnienie pracownikom czasu na odpoczynek i regenerację. Z tego powodu nie można zrzec się prawa do urlopu, ani przekazać go innej osobie, na przykład małżonkowi. Zgodnie z art. 154 Kodeksu Pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy. Poniżej omówimy szczegółowo, jak obliczyć urlop w przypadku zmiany pracy w ciągu roku oraz co dzieje się z niewykorzystanym urlopem.
Zmiana pracodawcy w ciągu roku
Rozważając sytuację zmiany pracy w ciągu roku kalendarzowego, należy rozdzielić rozliczenia dotyczące urlopu wypoczynkowego u poprzedniego pracodawcy i nowego pracodawcy. W takich sytuacjach pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny odpowiednio do przepracowanego czasu. Ważne jest jednak zrozumienie, że suma przysługującego urlopu w danym roku nie ulega zwiększeniu i pozostaje zgodna z przepisami Kodeksu Pracy – pracownikowi przysługuje 20 dni roboczych urlopu, jeśli jego staż pracy jest krótszy niż 10 lat, oraz 26 dni roboczych, gdy staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Urlop u poprzedniego pracodawcy
Obliczając ilość dni urlopu należnych pracownikowi za okres przepracowany u poprzedniego pracodawcy, należy podzielić roczny wymiar urlopu przez 12 (liczba miesięcy w roku), a następnie pomnożyć przez liczbę przepracowanych miesięcy.
Zgodnie z art. 155 §1 Kodeksu pracy:
„W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny do okresu przepracowanego u danego pracodawcy.”
Przykład 1.
Pracownik z 5-letnim stażem pracy, zatrudniony na pełny etat, kończy pracę 30 czerwca. Jego roczny wymiar urlopu wynosi 20 dni. Przepracowawszy 6 miesięcy, jego proporcjonalny urlop wynosi:
20x (6/12) =10
W przypadku pracownika z co najmniej 10-letnim stażem pracy, który ma prawo do 26 dni urlopu rocznie, obliczenia będą wyglądały następująco:
26x(6/12)=13
W praktyce mogą wystąpić różne sytuacje związane z wykorzystaniem urlopu przez pracownika przed zakończeniem stosunku pracy:
1. Wykorzystanie całego urlopu:
Pracownik, który planuje zakończyć zatrudnienie w trakcie roku, może wcześniej wykorzystać cały przysługujący mu proporcjonalny urlop. W takim przypadku, w dniu rozwiązania umowy o pracę, nie ma już niewykorzystanych dni urlopowych, co upraszcza rozliczenia z pracodawcą.
2. Wykorzystanie części urlopu
Jeśli pracownik wykorzystał tylko część przysługującego mu urlopu, pozostałe dni urlopowe powinny zostać odpowiednio rozliczone. Pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni urlopowe.
3. Niewykorzystanie urlopu
Zdarza się, że pracownik nie wykorzysta żadnych dni urlopu przed zakończeniem stosunku pracy. W takiej sytuacji niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada. Zgodnie z art. 171 §1 Kodeksu pracy:
„W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.”
Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę i stosowany jest wskaźnik dotyczący roku, w którym to prawo nabył. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wskaźnik ekwiwalentu zależy od łącznej liczby dni wolnych od pracy w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym (niedziele, soboty i święta).
W 2024 roku współczynnik za niewykorzystany urlop wynosi 20,92
[365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 20,92;
250 dni : 12 = 20,92
Ekwiwalent oblicza się na podstawie średniego wynagrodzenia pracownika z ostatnich 3 miesięcy przed zakończeniem stosunku pracy. Do obliczenia ekwiwalentu wlicza się nie tylko podstawę wynagrodzenia, ale również inne składniki, takie jak premie, dodatki czy nagrody.
Wzór na obliczenie ekwiwalentu= Średnie miesięczne wynagrodzenie / Współczynnik za niewykorzystany urlop w danym roku
Podstawa obliczenia ekwiwalent, czyli średnie wynagrodzenie: 5100 zł
5100 zł : 20,92 = 251,36 zł
W tej sytuacji ekwiwalent za jeden dzień niewykorzystanego urlopu wynosi 251, 36 zł
Urlop u „nowego” pracodawcy
Po rozpoczęciu pracy u nowego pracodawcy, pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia do końca roku kalendarzowego. Aby obliczyć należny urlop, należy ponownie podzielić roczny wymiar urlopu przez 12 i pomnożyć przez liczbę miesięcy zatrudnienia u nowego pracodawcy.
Przykład 2.
Pracownik z 5-letnim stażem pracy rozpoczyna pracę 1 listopada. Do końca roku pozostaje 2 miesiące. Przysługuje mu 20 dni urlopu rocznie:
20x(2/12)=3,33
Zaokrąglamy zgodnie z przepisami prawa zaokrąglamy w górę do pełnych dni co daje 4 dni urlopu wypoczynkowego.
Dla pracownika z co najmniej 10-letnim stażem pracy, który rozpoczyna pracę u nowego pracodawcy 1 lipca, obliczenia będą wyglądały następująco:
26x(6/12)=13
Zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin
W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop przysługuje proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Na przykład, jeśli pracownik pracuje na pół etatu, jego roczny wymiar urlopu wynosi 10 dni (dla stażu pracy poniżej 10 lat) lub 13 dni (dla stażu pracy co najmniej 10 lat). Zgodnie z art. 154(2) §1 Kodeksu pracy:
„Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.”
W przypadku umowy na czas określony, urlop również przysługuje proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku. Jeśli umowa obejmuje tylko kilka miesięcy, pracownik ma prawo do urlopu proporcjonalnego do tego okresu.
Przykład 3.
Pracownik zatrudniony na pół etatu, z 5-letnim stażem pracy, który zmienia pracodawcę 30 czerwca. Roczny wymiar urlopu dla pełnego etatu wynosi 20 dni, co oznacza, że dla pół etatu wynosi 10 dni. Pracownik przepracował 6 miesięcy, więc proporcjonalny urlop wynosi:
10x(6/12)=5
Jeśli pracownik wykorzystał 3 dni urlopu, pozostałe 2 dni zostaną rozliczone ekwiwalentem pieniężnym.
Po rozpoczęciu pracy u nowego pracodawcy, od 1 lipca, pracownik ma prawo do:
10x(6/12)=5
W ten sposób, pracownik na pół etatu w całym roku będzie miał do dyspozycji 10 dni urlopu, z czego wykorzystał 3 dni u poprzedniego pracodawcy, a 5 dni przysługuje mu u nowego pracodawcy. Pozostałe 2 dni zostaną rozliczone ekwiwalentem pieniężnym przez poprzedniego pracodawcę.
Przykład 4.
Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony, uprawniony do kolejnego urlopu, z dniem 01.01.2024 r. nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Stosunek pracy rozwiązano na mocy porozumienia stron z dniem 30.04.2024 r Pracownik wykorzystał wszystkie dni urlopu, które mu przysługiwały. Kolejne zatrudnienie podjął od dnia 01.05.2024 r.
- U dotychczasowego pracodawcy pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy za 4/12 x 26 dni = 8,66 dnia po zaokrągleniu 9 dni urlopu.
- U kolejnego pracodawcy pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy za 8/12 x 26 dni = 17,33 dnia po zaokrągleniu 18 dni urlopu.
Biorąc jednak pod uwagę, iż w danym roku kalendarzowym wymiary urlopu nie mogą przekroczyć 26 dni, to nowemu pracodawcy przysługuje urlop za 9 dni pierwszego pracodawcy oraz 17 dni u drugiego.
Obliczanie liczby dni urlopowych może być wyzwaniem
Rozważmy jeszcze bardziej “skomplikowany” przykład pracownika zmieniającego pracodawcę w trakcie roku, który jednocześnie pracuje na niepełnym etacie u jednego pracodawcy, a następnie przechodzi na pełny etat u nowego pracodawcy.
Dane pracownika
- Staż pracy: 12 lat (przysługuje 26 dni urlopu rocznie)
- Okres zatrudnienia u pierwszego pracodawcy: 1 stycznia do 31 maja (5 miesięcy)
- Wymiar czasu pracy u pierwszego pracodawcy: 3/4 etatu
- Okres zatrudnienia u drugiego pracodawcy: 1 czerwca do 31 grudnia (7 miesięcy)
- Wymiar czasu pracy u drugiego pracodawcy: pełny etat
Krok 1: Obliczenie urlopu u pierwszego pracodawcy
Roczny wymiar urlopu dla pełnego etatu wynosi 26 dni. Dla 3/4 etatu wynosi:
26x(¾)=19,5
Za 5 miesięcy przepracowanych u pierwszego pracodawcy należy się proporcjonalny urlop:
19,5x(5/12)=8,125
Zaokrąglamy zgodnie z przepisami do pełnych dni w górę, co daje 9 dni urlopu. Pracownik wykorzystał 6 dni urlopu u pierwszego pracodawcy. Za te 3 dni niewykorzystane pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Krok 2: Obliczenie urlopu u drugiego pracodawcy
Po przejściu na pełny etat u nowego pracodawcy, przysługuje mu urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia do końca roku. Roczny wymiar urlopu dla pełnego etatu wynosi 26 dni. Za 7 miesięcy przepracowanych u drugiego pracodawcy należy się proporcjonalny urlop:
26x(7/12)=15,1667
Zaokrąglamy zgodnie z przepisami do pełnych dni, co daje 16 dni urlopu.
Krok 3: Obliczenie ekwiwalentu pieniężnego
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop oblicza się na podstawie średniego wynagrodzenia pracownika z ostatnich 3 miesięcy przed zakończeniem stosunku pracy u pierwszego pracodawcy. Załóżmy, że średnie wynagrodzenie pracownika wynosi 7000 zł brutto miesięcznie.
7000 zł / 20,92 = 334,61 zł
Ekwiwalent za 3 dni niewykorzystanego urlopu wynosi:
334,61 x 3 = 1003,83 zł
Podsumowując pracownik otrzyma:
- Wynagrodzenie za 6 dni wykorzystanego urlopu u pierwszego pracodawcy.
- Ekwiwalent pieniężny za 2 dni niewykorzystanego urlopu u pierwszego pracodawcy w wysokości 1003,83 zł
- 15 dni urlopu u nowego pracodawcy.
Urlop wypoczynkowy – podstawa prawna
Obliczenia związane z urlopem wypoczynkowym mogą wydawać się prostym zadaniem, ale aby je właściwie przeprowadzić, niezbędna jest solidna znajomość przepisów prawa pracy. Pracownik, powinien być świadomym swoich praw wynikających z Kodeksu pracy, takich jak
Art. 154 Kodeksu pracy: Określa wymiar urlopu wypoczynkowego (20 dni lub 26 dni w zależności od stażu pracy).
Art. 155 Kodeksu pracy: Dotyczy proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku ustania stosunku pracy.
Art. 154(2) Kodeksu pracy: Dotyczy ustalania wymiaru urlopu w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Art. 171 §1 Kodeksu pracy: Przewiduje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop
W kontekście zmiany pracy w trakcie roku kalendarzowego, istotne staje się dokładne rozliczenie przysługującego urlopu wypoczynkowego zarówno u poprzedniego, jak i u nowego pracodawcy. Odpowiednie zarządzanie urlopem wypoczynkowym stanowi ważny element dbałości o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Pełne korzystanie przysługujących dni wolnych jest kluczowe dla zdrowia i efektywności zawodowej pracowników.
