Onboarding — proces, który warto wziąć pod lupę. Jak skutecznie wdrożyć nowego pracownika?

Onboarding pracownika jest jednym z wielu wyzwań, z jakimi mierzy się niemal każdy pracodawca. To stosunkowo długi, trudny i kosztowny proces, zwykle angażujący osoby z różnych działów firmy. Osiągnięcie synergii zespołu przy jednoczesnym zapewnieniu komfortu nowo zatrudnionemu bywa trudne. A co, jeśli do tego wszystkiego komunikujemy się wyłącznie cyfrowo? 

Onboarding to proces wdrażania pracownika w nowe środowisko pracy. Zwykle odbywa się w trakcie kilku pierwszych tygodni zatrudnienia w nowej firmie. W tym czasie pracownik ma zapoznać się ze wszystkimi narzędziami i procesami w organizacji. Okres ten ma także pomóc mu zaaklimatyzować się w nowym środowisku. Choć przytoczona definicja wydaje się oczywistością, to w praktyce sprawne zaznajomienie nowej osoby z mechanizmami działania przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym zapewnieniu jej możliwego komfortu, bywa nie lada wyzwaniem. 

Twórcy raportu „Onboarding po polsku. Jak naprawdę wygląda wdrożenie pracowników w polskich firmach?” zwracają uwagę na nadrzędny cel tego procesu, który bywa pomijany w rozmowie na jego temat.

„Onboarding służy doprowadzeniu pracownika do pełnej produktywności, czyli do sytuacji, w której będzie on w stanie realizować na 80-100% zadania przypisane do jego stanowiska bez zewnętrznego wsparcia” – czytamy w raporcie.

Jak to robimy w Polsce? Proces w liczbach

Wspomniany wcześniej raport zawiera kilka interesujących danych dotyczących onboardingu w naszym kraju. Z badań wynika m.in., że proces wdrożenia ponad połowy pracowników trwał jeden tydzień, ponadto:

• 53 proc. pracowników nie spotkało szefa w pierwszych dniach pracy,
• 33 proc. pracowników pracujących zdalnie było wdrażanych poprzez wiadomości e-mail,
• 20 proc. nowo zatrudnionych nie znało celu swojego okresu próbnego,
• 8 proc. Polaków pierwszego dnia pracy zostało pozostawionych samym sobie,
• 49 proc. pracowników dużych firm potrzebuje więcej niż miesiąca na wdrożenie,
• 15 proc. pracowników otrzymało zbyt dużo informacji pierwszego dnia wdrożenia,
• 26 proc. osób wskazało brak wdrożenia w zakres obowiązków za największą słabość procesu.

Co więcej, z badań firmy Gamfi dowiadujemy się, że tylko 16 proc. pracowników miało więcej niż miesiąc na wdrożenie się w nowe stanowisko pracy. 8 proc. respondentów w ogóle nie doświadczyło onboardingu. 

W raporcie wzięte zostały pod uwagę także oczekiwania pracowników. Z badań wynika, że potrzeby nowo zatrudnionych są większe. Przeszło 41 proc. pracowników czuło się całkowicie przygotowanymi do wykonywania swoich obowiązków po kilku miesiącach. Z kolei 23 proc. zatrudnionych potrzebowało na ten proces od tygodnia do czterech. 29 proc. poczuło się swobodnie w nowej pracy po upływie tygodnia, a 12 proc. już po jednym dniu. 

Onboarding — ile to właściwie kosztuje? 

Twórcy raportu „Onboarding po polsku” założyli, że nowy pracownik potrzebuje co najmniej trzech miesięcy, aby wdrożyć się w nową pracę i zacząć przynosić firmie zyski. Na tej podstawie obliczono, jaki jest szacunkowy koszt onboardingu dla pracodawcy. Z wyliczeń wynika, że całkowity koszt wdrożenia pracownika zarabiającego przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw (we wrześniu 2021 było to 5841,16 brutto) wynosi 38 266 zł. 

„Tak naprawdę jest to proces obejmujący całą organizację, angażujący działy IT i HR, menedżerów i współpracowników. W praktyce trwa on od 3 do nawet 9 miesięcy. Zamknięcie tego procesu w krótszym czasie może okazać się dotkliwe dla pracodawcy i jego podwładnego. Źle wdrożona osoba po okresie próbnym zostanie uznana za małowartościowy „nabytek” i w konsekwencji zwolniona lub sama zrezygnuje z pracy. To powoduje wielotysięczną stratę nakładów poniesionych na wdrożenie i generuje koszty kolejnej rekrutacji. Koło się zamyka”.

Adrian Witkowski, CEO w Gamfii na łamach raportu

Zdalny onboarding — czy da się to zrobić dobrze?

„Największym wyzwaniem zdalnego onboardingu jest przekazanie ducha zespołu i poczucia przynależności nowej osoby do drużyny, mimo jedynie cyfrowego kontaktu” – podkreśla Marta Domasz w raporcie eksperckim Hrlink i Goldenline „Idealny Onboarding”. 

Cytowane w raporcie badania wskazują, że 20 proc. rotacji pracowników następuje w trakcie pierwszych 45 dni zatrudnienia. Aby ich uniknąć, Marta Domasz wskazała kilka godnych naśladowania praktyk, które pomogą skutecznie wdrożyć nowego pracownika zdalnie. 

Warto m.in. wprowadzić samodzielną regulację tempa pracy nowo zatrudnionego, a także przekazać mu dobre praktyki pracy zdalnej, które sprawdziły się w organizacji. Kluczowe jest również, aby pracownik wiedział do kogo i jakim kanałem może zwrócić się ze swoimi pytaniami. Ponadto należy regularnie sprawdzać jego samopoczucie oraz obciążenie nową wiedzą i umiejętnościami.

Patrycja Dyrda, liderka obszaru sprzedaży Dolineo, w raporcie z IV edycji Badania Analityki HR wskazała, że firmy coraz częściej decydują się na onboarding w pełni online lub mieszany, co stanowi łącznie 78 proc.  odpowiedzi wszystkich ankietowanych.

Nie tylko onboarding! Czym jest preboarding i reboarding?

Maja Gojtowska, konsultantka procesów HR, obserwatorka trendów i autorka bloga w raporcie z IV edycji Badania Analityki HR wskazała, że mniej lub bardziej zaawansowany proces wdrożenia pracowników ma w swoich procesach 96 proc. badanych, jednak inne procesy, które związane są z wdrażaniem pracownika — preboarding, czy reboarding działają tylko u niewielkiego odsetka pracodawców. Dlaczego warto rozważyć ich wprowadzenie?

„Preboarding to proces, który skutecznie może pomóc nam walczyć ze zjawiskiem drop-offu, czyli rezygnacji z oferty pracy przez kandydata jeszcze przed pierwszym dniem pracy oraz wczesną rotacją, czyli odejściami pracowników w pierwszych dniach czy tygodniach zatrudnienia. Reboarding wpłynie na zaangażowanie, ale też rotację osób, które wracają do organizacji po dłuższej nieobecności czy rozpoczynają pełnienie nowej roli po awansie wewnętrznym”.

Maja Gojtowska na łamach raportu z IV edycji Badania Analityki HR

Biorąc pod uwagę najnowsze badania polskiego rynku pracy, należy przyznać, że proces onbordingu zasadniczo jest obecny w polskich firmach. Dane wskazują jednak również, że często pracodawcy chcą przeprowadzić go zbyt szybko, co może zwiększyć ryzyko utraty nowego pracownika. W budowaniu świadomości na temat tego procesu wciąż jeszcze wiele jest do zrobienia. Zwłaszcza że w tej kwestii naprawdę zdaje się, że cierpliwość popłaca. 

Autor: Sylwia Pyzik