Praca działu HR na podstawie systemu zarządzania pracą Fortask? To nie tylko możliwe, ale i wygodne
Mój typowy poranek specjalisty HR? Kiedyś, bez Fortask było tak: zazwyczaj rozpoczynałam go od przeglądu wiadomości e-mail w towarzystwie gorącej kawy. Szczególną uwagę zwracały wiadomości o otwarciu nowej rekrutacji. Następny krok? „Forward” do Prezesa po akcept. A to dopiero początek.
Kolejna wiadomość – za dwa dni nowy pracownik przychodzi do działu sprzedaży. Co z przeznaczonym dla niego sprzętem? Potrzebny jest e-mail, tym razem do działu IT. Czy umowa na pewno jest gotowa? Trzeba było o to zapytać – kolejny mail. No i pierwszy dzień – czy kierownik działu sprzedaży go zaplanował? Mail. Konta w systemach? Znów wiadomość. Informacja do wszystkich o nowym pracowniku? Ponownie mail.
W międzyczasie powracał temat otwarcia rekrutacji wspomnianej na samym początku. Jest akcept. Trzeba było dopytać kierownika o wymagania / szczegóły niezbędne do stworzenia ogłoszenia – często była to wymiana kilku maili, co niepotrzebnie wydłużało wykonanie zadania. W kolejce czekał jeszcze mailowy „follow up” o spotkaniu integracyjnym oraz przypomnienie o wypełnieniu formularzy ocen rocznych.
Męczące, prawda? Jeśli Twój dzień wygląda podobnie, to dobra wiadomość jest taka, że da się łatwiej. O wiele łatwiej.
Jak analogiczny dzień w Impakt wygląda dziś, z Fortask?
Przegląd Fortaska w towarzystwie gorącej kawy. Moją uwagę zwraca powiadomienie o otrzymaniu zadania „Nowa rekrutacja”. Kierownik, który zgłosił zapotrzebowanie na pracownika, dostarczył już wszystkie informacje w opisie zadania. Status podzadania „akceptacja” widnieje jako rozwiązany, a z komentarza Prezesa dowiaduję się, że możemy ruszać z dalszym etapem.
Za dwa dni nowy pracownik przychodzi do działu sprzedaży. Tuż przed rozpoczęciem pracy pojawi się on na firmowej mapce z pełnymi danymi kontaktowymi, zakresem obowiązków, wskazanym przełożonym i miejscem w strukturze. Sprzęt i umowa już czekają. Podobnie jak wszystkie dostępy do systemów, wejściówka do firmy. Każde zadanie jest zaraportowane i wszystko jest jasne.
Kawa jeszcze gorąca – i dobrze, ponieważ zbliżają się oceny okresowe. Duży temat, w który będzie zaangażowanych ponad 150 osób. Wprowadzam ostatnie szlify formularzy i idę na spotkanie z administratorką Fortask – w trakcie poprawiamy szablony ocen okresowych. Szybki test i każdy ma swój dostęp, wszystko jest ułożone – indywidulne zestawy zadań, są konkretne pytania i checklisty. Są też łatwo dostępne zeszłoroczne zadania ocen okresowych, aby można było do tego wrócić, no bo kto pamięta, co dokładnie napisał rok wcześniej?
Wszystko to bez wysłania ani jednego maila, drukowania formularzy i zbędnego zamieszania. Wszystko w zasięgu kilku kliknięć lub dotknięć ekranu smartfona.
Procesy kluczem do sukcesu
Różnica pomiędzy mailem i dedykowanym systemem do zarządzania pracą jest jak różnica pomiędzy dniem a nocą. Oczywiście jako firma musieliśmy wypracować odpowiedni dla nas sposób wykorzystania Fortaska. Co więcej – jeśli zachodzi taka potrzeba, ulepszamy i dostosowujemy zasoby narzędzia do naszych potrzeb. Zaangażowanie zarządu, kadry kierowniczej i pracowników jest w tym wypadku w pełni oczywiste, bo każdy wie, że zmiany te pozwolą skuteczniej pracować każdemu – bez wyjątku. Opisaliśmy procesy – jeden za drugim, wdrożyliśmy dedykowane szablony. Zaczynaliśmy od jednego procesu – to było wyzwanie, ale aktualnie w kadrach mamy ich kilkadziesiąt. Podobnie w innych działach.
Mniej maili to więcej czasu
Maile? Bez wątpienia są potrzebne, jednak istnieją sytuacje, w których po prostu się nie sprawdzają.
Dziś korzystanie z samego maila wywołuje we mnie poczucie, że marnuję w ten sposób czas. Poprawa komunikacji w firmie pozwala odzyskać całą masę tego straconego czasu, dzięki czemu można skupić się na zadbaniu nie tylko o nowych pracowników z prawidłowym onboardingiem (który też jest opisanym procesem), ale i o obecnych. Jak wszędzie – to ludzie napędzają firmy, więc aby pracowało się łatwiej należy o nich dbać. W końcu to misja każdego działu HR, a narzędzia mają tylko sprawić, że nasza praca jest skuteczniej realizowana.
***
Daria Nowak
Senior HR Specialist – Impakt S.A.
Z zarządzaniem zasobami ludzkimi w biznesie jestem powiązana z pasji i z wykształcenia. Od samego początku założenia Działu Personalnego wspieram kadrę zarządzającą w tematach związanych z miękkim HRem. Odpowiadam za procesy takie jak rekrutacje, employer branding, onboarding, oceny okresowe, ścieżki kariery czy szkolenia i rozwój pracowników.
Dowiedz się więcej o systemie Fortask tutaj.
*Materiał powstał we współpracy z firmą PROGRATE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ.
