Praca zdalna — ustawa. Co warto wiedzieć o nowelizacji Kodeksu pracy?

Praca zdalna stała się integralnym elementem rzeczywistości wielu pracowników. Kwestia ta doczekała się wreszcie prawnej regulacji. Do wyjścia w życie nowych przepisów pozostały niespełna trzy tygodnie. To dobry moment, aby przypomnieć, jakie zmiany czekają nas w związku z nowelizacją ustawy, która na stałe wprowadza pracę zdalną do Kodeksu pracy.

Wiosna w wielu firmach upłynie pod znakiem dostosowywania się do nowych regulacji. Przedsiębiorcy będą musieli zmierzyć się ze zmianami, jakie niosą za sobą dwie nowelizacje Kodeksu pracy. Pierwsza z nich dotyczy pracy zdalnej oraz badania trzeźwości pracowników. Druga jest efektem unijnej dyrektywy work-life balance i obejmuje swym zakresem jeszcze szersze zagadnienie. 

Praca zdalna — kiedy ustawa wchodzi w życie?

Pandemia spowodowała, że zdalny i hybrydowy tryb pracy znacząco zyskały na popularności. Konieczne było więc dostosowanie przepisów do stosowanych już praktyk. Nowe regulacje zastępują dotychczasowe przepisy o telepracy. 

Prace nad nowelizacją przepisów umożliwiających stałe wykorzystywanie trybu pracy zdalnej trwały przeszło dwa lata. Nowelizacja Kodeksu pracy została przyjęta przez Sejm 10 stycznia. Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie już 7 kwietnia. Pracodawcy od momentu przyjęcia zmian mają więc niespełna dwa miesiące, by dostosować się do nowych regulacji. 

Praca zdalna — ustawa. Co się zmieni?

Nowe prawo określa, że pracownik może świadczyć pracę zdalnie w jej całkowitym wymiarze lub hybrydowo. Sprecyzowana została także jej definicja. W myśl nowelizacji praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie/częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (np. w miejscu zamieszkania) i w każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W praktyce oznacza to, że w godzinach świadczenia pracy pracownik powinien być dostępny w zgłoszonym miejscu. Jeśli więc uda się np. do kawiarni czy restauracji i nie poinformuje o tym pracodawcy, będzie to niezgodne z przepisami.

„Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę. Przepisy natomiast nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika” – wyjaśnia Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. 

Czy pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną?

Pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi pracę zdalną w szczególnych okolicznościach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, epidemii, stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, a także w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu;
• w czasie, gdy z powodu siły wyższej pracodawca nie będzie mógł czasowo zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy.

Świadczenie pracy zdalnej będzie musiało być uzgodnione między stronami umowy o pracę. Może to nastąpić w czasie zawierania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. W formie zmiany warunków umowy o pracę nie będzie wymagana forma pisemna.

Wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący tylko w kilku przypadkach. Wymieniono m.in. wniosek pracownicy w ciąży, czy pracownika wychowującego dziecko do lat czterech.

Praca zdalna — ustawa. Jakie obowiązki nałożono na pracodawcę? 

Na mocy art. 67(24) par. 1 k.p., pracodawca będzie miał obowiązek: 

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Praca zdalna — jakie są wyłączenia?

Z nowelizacji Kodeksu pracy wynika wprost, że praca zdalna nie obejmuje tylko zajęć określonych jako prace szczególnie niebezpieczne, czy szkodliwe na zdrowia. Ustawodawca wskazuje, że nie ma przeciwwskazań, by praca zdalna stała się częścią rzeczywistości pracowniczej także w urzędach.

Praca zdalna okazjonalna

Nowelizacja zakłada, że praca zdalna może być świadczona również okazjonalnie — na wniosek pracownika złożony drogą papierową lub elektroniczną. Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie może przekraczać 24 dni w roku kalendarzowym. Wokół tego przepisu namnożyło się wiele wątpliwości natury interpretacyjnej, zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników. Zastanawiano się m.in., czy pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi pracy zdalnej okazjonalnej.

 „Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia” – informuje MRiPS.

Praca zdalna — jak ważna jest dla pracowników?

Z raportu Deloitte pt. „Stan pracy hybrydowej w Polsce. Doświadczenia i oczekiwania pracowników” z listopada 2022 roku wynika, że 46 proc. respondentów deklaruje, iż decyzja o zwiększeniu liczby dni obowiązkowej obecności w biurze skłoniłaby ich do zmiany pracodawcy. Co więcej, przeszło 30 proc. badanych twierdzi, że zrezygnowałoby z części wynagrodzenia, by zyskać lub utrzymać możliwość pracy zdalnej w zadowalającym wymiarze.

Wyniki badania wskazują, że najbardziej preferowanym modelem jest podział na dwa dni w biurze oraz trzy dni pracy zdalnej.

„Wyniki niniejszego badania potwierdzają, że praca hybrydowa pojawiła się jako powszechny model pracy w Polsce. Przewidujemy, że dla wielu branż będzie modelem standardowym ze względu na efektywność biznesową i oczekiwania pracowników” – zapewniają autorzy raportu.

Autor: Sylwia Pyzik