Pracownik, dział kadr, księgowi – ePIT muszą rozumieć wszyscy!
Z czym kojarzy się Wam początek nowego roku? Niektórzy w styczniu zwalniają nieco, żeby nabrać siły i odnaleźć motywację na nowe wyzwania. Inni ochoczo zacierają ręce i energicznie rzucają się w wir obowiązków. A w dziale kadr… Urwanie głowy. O co chodzi z ePIT-em?
Tradycyjnie dział kadr rozpoczyna rok 2023, odkopując się ze wspomnień po roku 2022. Nie można tu chyba mówić o pracy w popłochu lub panice (przecież specjaliści dokładnie wiedzą, że ten moment nadejdzie). Przyznać jednak trzeba, że styczeń jest okresem wzmożonej pracy tego zespołu – wystawiania i przesyłania dokumentów, ale też odpowiadania na liczne pytania współpracowników. Gdyby tak dało się to ułatwić… Ale przecież można!
Styczeń — miesiąc wytężonej pracy działu kadr
W pierwszym kwartale 2023 roku specjalistów z działu kadr obowiązują dwa terminy – 31 stycznia i 28 lutego. Ten pierwszy to ostatni dzień na przesłanie informacji do urzędu skarbowego w formie elektronicznej, a ten drugi to najpóźniejsza data przekazania PIT-11 oraz IFT-1 pracownikom (w dowolnej formie).
To jednak nie koniec ich pracy. Na liście zadań jest także przygotowanie sprawozdań dla GUS, Deklaracji ZUS IWA oraz nowe obowiązki związane z ustawą o PPK. Jeżeli zastanawiacie się, czy to już wszystko, odpowiedź brzmi „nie”. Najnowsze zmiany prawne w zakresie pracy zdalnej czy kontroli trzeźwości pracownika zostały podpisane przez Prezydenta. Pracodawcy powinni przygotować regulaminy wprowadzające zmiany.
Cyfrowe rozliczanie PIT-u – koszmar dla pracowników?
Wraz z kadrowcami – choć pewnie nieco mniej – męczą się pracownicy. PIT-37 trzeba rozliczyć do 2 maja 2023 roku. Mało kto przepada za tą papierkową robotą, a niektórzy wręcz nie cierpią jej lub odczuwają wzrost stresu wiosną z powodu tego obowiązku. Powód? Brak odpowiedniej wiedzy, praktyki i znajomości programów, które mogłyby wszystko ułatwić.
Polacy z roku na rok stają się coraz bardziej cyfrowi. W 2022 roku Ministerstwo Finansów poinformowało o złożeniu 5,5 mln deklaracji podatkowych przez e-PIT.
Jest to jednak po części skutek przymusu – do bliższego zapoznania się ze stronami internetowymi urzędów zmusiła wielu z nas pandemia COVID-19. Pracownicy próbują się rozliczać samodzielnie przez internet, ale nie wszystkim idzie to sprawnie, a część odczuwa lęk.
Zgodnie z raportem Paperless polscy internauci obawiają się kradzieży ich danych i nie do końca radzą sobie ze zdalną weryfikacją tożsamości. W ich świadomości ważność dokumentu poświadczonego w sieci jest nieoczywista.
„Ponad 40% badanych uważa, że za ważność dokumentów (urzędowych i firmowych) odpowiada pieczątka na piśmie. To pokazuje jak mocno w polskim społeczeństwie zakorzeniony jest mit pieczątki.”
Czy rozliczenie PIT-u zawsze musi być kłopotliwe dla pracodawcy i pracownika?
Niekoniecznie. Najstarszy podatnik rozliczający się przez e-PIT miał 107 lat – jak widać, wiek nie jest przeszkodą. Rekordowy czas złożenia PIT-37 to natomiast mniej niż 5 sekund. Wystarczą chęci i poświęcenie chwili, aby nauczyć się szybko rozliczać swój PIT samodzielnie.
To, co jest nowe, zwykle wydaje się trudne tylko na samym początku. Tu jednak pojawia się ważne zadanie właśnie dla pracodawcy i działu kadr – edukowanie i informowanie pracownika o nowych możliwościach i zmianach w przepisach.
Jedno spotkanie, na którym zostaną rozjaśnione wątpliwości, może sprawić, że pojedynczy pracownik nie będzie musiał kilkukrotnie zwracać się ze swoimi pytaniami do ekspertów. Warto poświęcić czas i pieniądze na spotkanie informacyjne lub stworzenie instrukcji dotyczącej rozliczania PIT-u.
„Cyfrowy podpis mniej ważny niż zwykły” i inne mity, w które wierzą Polacy
Cyfrowy podpis jest z jednym rozwiązań, które umożliwia bezpieczne załatwianie formalności w sieci. Zgodnie z wcześniej wspomnianym raportem Paperless tylko nieco więcej niż połowa Polaków (52%) z niego korzysta. Większość z nas używa go w celach prywatnych, a tylko 21% w sytuacjach związanych z pracą. Prawie jedna trzecia ankietowanych jest przekonania, że podpis elektroniczny nie jest tak samo ważny, jak fizyczne złożenie podpisu.
Te dane świadczą o tym, że wiele firm i organizacji wciąż polega na papierze, zamiast załatwiać sprawy administracyjne w sieci. To niepokojące, zwłaszcza kiedy weźmie się pod uwagę, że robiąc to online, można oszczędzić sporo czasu i jednocześnie pieniędzy.
43% badanych uważa, że ważne pismo przesłane do urzędu musi mieć na sobie pieczątkę firmy (pod rygorem nieważności). 53% respondentów wierzy, że bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych jest mniejsze, niż dokumentów papierowych. Te dane prowadzą z powrotem do pracodawców – w końcu to od ich decyzji zależy kontynuowanie transformacji cyfrowej w firmie. Zmiana już tu jest. Polscy pracodawcy mogą udawać, że wszystko jest po staremu lub zwiększać swoją konkurencyjność usprawniając procesy wewnątrz firmy z użyciem nowych rozwiązań.
Czy warto komunikować problem pracodawcy?
W ostatnim czasie wzrósł odsetek Polaków, którzy wolą zrzucić przykry obowiązek, jakim jest wypełnienie zeznania rocznego komuś innemu. Z raportu KPMG wynika, że robi tak aż 39% podatników w Polsce.
Osoby, które rozliczają się samodzielnie przez internet, korzystają z różnych programów:
- 25% z systemu e-Deklaracje,
- 51% przez platformę Twój e-PIT,
- 24% z pomocą innego programu.
Zdawać by się mogło, że Polacy chętniej wypełniają PIT online, ponieważ nie chcą tracić czasu w urzędach. Okazuje się jednak, że mają kilka obaw i trudności:
- 7% nie ma pewności, czy deklaracja podatkowa złożona przez internet została wysłana poprawnie,
- 7% doświadcza problemów technicznych przy instalacji lub obsłudze programów komputerowych, lub aplikacji internetowych służących do wypełniania formularza PIT,
- 4% ma problemy z podaniem danych identyfikacyjnych przy składaniu deklaracji podatkowej przez internet
- 35% ankietowanych użytkowników ePIT wskazuje na problem z uwierzytelnianiem do systemu.
Odciążyć dział kadr! W jakiej formie przekazać PIT-11 pracownikowi?
Wypełnianie i drukowanie setek – jeżeli nie tysięcy – PIT-ów i innych dokumentów zabiera dużo czasu. Potem trzeba je jeszcze dostarczyć do odpowiednich pracowników. Proces przekazywania PIT-ów w taki sposób jest czasochłonny. Tymczasem forma dostarczenia PIT-11 zatrudnionym jest dobrowolna.
To, jak dział kadr będzie opracowywać i przekazywać pracownikom PIT-11 zależy tylko i wyłącznie od decyzji pracodawcy. Jedynym wymogiem jest skorzystanie z urzędowego wzoru dokumentu i zachowania niezbędnych elementów, takich jak podpis płatnika (w formie cyfrowej podpis elektroniczny). Czemu więc nie zrobić by miłego prezentu swoim specjalistom z kadr, ułatwiając im pracę?
Jeżeli chodzi o przejście na wysyłkę PIT-ów w formie elektronicznej do pracowników, zdaje się, że nie ma na co czekać. W końcu same Urzędy Skarbowe od kilku już lat nie przyjmują deklaracji podatkowych PIT-11 w innej formie. Jeżeli i tak dokumenty te wysyłane są w wersji cyfrowej do urzędu, to czemu nie przekazywać ich w podobny sposób pracownikom, unikając w ten sposób zbędnego drukowania?
Problem polega nie na tym, że w Polsce cyfryzacja nie przebiega lub przebiega wolnej niż w innych krajach Unii Europejskiej. Przeszkodami, które spowalniają zarówno firmy, jak i pracowników w dopełnianiu różnych formalności związanych z prywatnym i zawodowym życiem są obawy. Przed wyciekiem danych, przed nieskutecznym (w zakresie dostarczenia dokumentów) oprogramowaniem, wreszcie przed konsekwencjami opóźnień nie z winy pracownika. Te wynikają z braku wiedzy, a temu łatwo zaradzić, przekazując pracownikom odpowiednie informacje.
PIT-11 dla cudzoziemca tylko z numerem PESEL
Na uwadze trzeba mieć różne trudności – nie tylko brak wiedzy i obawy, ale też brak rozwiązań na miarę naszych czasów. Świat staje się coraz mniejszy i mnóstwo osób podejmuje decyzje o rozpoczęciu kariery poza granicami swojego rodzimego kraju. W Polsce także pracuje wielu obcokrajowców, ale zdaje się, że urzędy i prawodawca są jak zwykle o krok za bieżącą rzeczywistością.
Pracodawca może mieć problem z przygotowaniem PIT-ów dla zatrudnianych cudzoziemców, ponieważ urzędy skarbowe nie przyjmują tego typu dokumentów bez numeru PESEL. To istotna zmiana – i chyba można zgodzić się, że na gorsze. Do tej pory wystarczyło podanie ciągu jedenastu cyfr 11111111111 lub 99999999999. O przyznanie tego numeru musi wystąpić sam pracownik. Pracodawca powinien ustalić to z zatrudnionym obcokrajowcem, żeby uniknąć opóźnień.
Wciąż brak dobrych rozwiązań systemowych
Najważniejsze wyzwania dla firm w 2023 roku i przyszłych latach są dwa:
- wyedukować pracowników w zakresie bezpieczeństwa i zalet przeniesienia formalności do rzeczywistości cyfrowej,
- odciążyć dział kadr, poprzez wdrożenie procesu wystawiania i przekazywania dokumentów w formie cyfrowej.
Przedsiębiorcy muszą zrobić krok w kierunku pracowników – zarówno tych, którzy teraz tracą czas, przekopując się przez papierowe PIT-y, jak i tych potrzebujących wsparcia i edukacji w zakresie rozliczenia. Postęp zależy tak od osób decyzyjnych w firmach, jak od ustawodawcy. Bez zmian w skomplikowanych – często zbędnie – procesach i przepisach, wystawianie, przekazywanie i rozliczanie PIT-ów zawsze będzie małą torturą.
Autor: Laura Kszczanowicz
