Rozwiązanie umowy z pracownikiem – perspektywa działu HR
Rozwiązanie umowy to z pewnością jedna z trudniejszych sytuacji, jakie mogą spotkać pracownika, managera czy pracownika działu HR. Musimy jednak pamiętać, że zwolnienie to nie tylko niekomfortowa rozmowa z pracownikiem. Rozmowa jest zdecydowanie istotnym punktem całego procesu zwolnienia, ale niejedynym. Analiza sytuacji, przygotowanie dokumentacji, poinformowanie pozostałych członków zespołu, a także wzrastająca rotacja to wszystko, z czym muszą zmierzyć się pracownicy działów HR. Jak sobie z tym skutecznie radzić i jak uniknąć niepotrzebnych problemów?
Zwolnienie pracownika jest działaniem, które ma na celu rozwiązanie umowy o pracę, a co za tym idzie – ustanie prawnych podstaw świadczenia przez pracownika pracy na rzecz pracodawcy. Rozwiązanie umowy może zostać dokonane zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika. Zwolnienie z pracy wynikające z woli pracodawcy może mieć wiele przyczyn leżących po stronie pracodawcy, a także pracobiorcy. Pracodawca może dokonać zwolnień zarówno indywidualnych, jak i grupowych. Możemy wymieniać wiele powodów indywidualnych zwolnień, które są spowodowane nie tylko zachowaniem pracownika, ale również zmianami zachodzącymi w organizacji.
Pięć kroków do rozstania się z pracownikiem
Proces zwalniania pracownika podzieliliśmy na pięć etapów, które są przedstawione na poniższym schemacie. Oczywiście na sam koniec, jeżeli zwolnienie nastąpiło z przyczyn leżących po stronie pracownika, dla zespołu HR dochodzi jeszcze jeden szósty krok, czyli proces rekrutacji.
1. Przygotowanie do rozmowy
Zanim podejmiemy decyzję o rozwiązaniu umowy z pracownikiem, musimy ją dokładnie przeanalizować. Upewnić się, że zrobiliśmy wszystko, aby uświadomić pracownikowi, co robi źle, a także, że przedstawiliśmy konsekwencje niestosowania się do zasad. Komunikacja oraz feedback to jedne z kluczowych aspektów koniecznych do poprawnego funkcjonowania działalności.
Zapytaliśmy Magdalenę Bobbe, HR Business Partner Verita HR, HR Manager Lear Corporation oraz jurorkę konkursu Perły HR, o sytuację związaną ze zwolnieniem, która została jej w pamięci. Ekspertka przytoczyła zdarzenie, w którym zawiódł właśnie brak komunikacji:
Lata wcześniej, w trakcie dwóch pierwszych tygodni zatrudnienia w jednej firmie, zostałam poproszona o uczestniczenie w spotkaniu, na którym wypowiedzenie miał otrzymać manager średniego szczebla. Zwalniany manager na spotkaniu dowiedział się o tym, że „nie dowozi”, a jego wyniki są słabe. Zaskoczony zapytał, czemu wcześniej jego przełożony nie komunikował, że robi coś niezgodnie z oczekiwaniami. Przełożony odpowiedział, że przecież wielokrotnie „dawał mu do zrozumienia”, że jest coś nie tak. Zupełnie zaskoczony, ale i lekko zażenowany sytuacją pracownik, zapytał: „kiedy?”, „w którym momencie?”. Chwilę czekał na odpowiedź, jednak gdy jej nie uzyskał, podpisał dokument. Jak się okazało, przełożony managera nie udzielał mu bieżącej informacji na temat jakości jego pracy, bo chciał, aby ten się domyślił – wspomina Magdalena Bobbe.
Pracownik nie miał szans na rekonstrukcję sposobu swojej pracy, bo nie miał świadomości, że poziom, na jakim pracę świadczył, rozmijał się z oczekiwaniami jego przełożonego. Cała ta sytuacja zapadła mi w pamięć. Była wówczas i nadal jest złą praktyką i potwierdzeniem na to, że brak umiejętności udzielenia bieżącej informacji zwrotnej powoduje marnowanie potencjału w organizacji i naraża ją na zastój w dłuższej perspektywie – podkreśla ekspertka.
Ważne jest, aby do takiej rozmowy się przygotować, odpowiednio dobrać słowa i przećwiczyć możliwe scenariusze. Pod przygotowaniem do rozmowy kryje się również przygotowanie oświadczenia o zwolnieniu z pracy. Musi ono zawierać powód rozwiązania umowy – zrozumiały dla pracownika. Miejsce i czas, również powinno być wybrane przez nas wcześniej. Rozmowa powinna odbywać się na osobności, w okolicznościach niezakłócających pracy pozostałym członkom zespołu.
2. Rozmowa z pracownikiem
Podczas rozmowy warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. Informację należy przekazać z szacunkiem do drugiej osoby. Powód zwolnienia powinien być przekazany w przejrzysty sposób. Należy podać konkretne przykłady negatywnego zachowania pracownika. Decyzja, jaką podejmujemy, jest najlepsza dla organizacji. Bez względu na to, jak zareaguje pracownik, nie możemy pozwolić, aby emocje wzięły górę.
Pamiętajmy jednak, że pracownik zostaje w firmie prawdopodobnie jeszcze na okres wypowiedzenia. Warto zaproponować mu dogodne rozstanie np. odprawę jeżeli formalnie mu się to nie należy. Nie chcemy, aby pracownik przez okres wypowiedzenia psuł atmosferę w zespole, oraz robił negatywną reklamę naszej organizacji.
Jeżeli nie zarezerwujemy sobie wystarczająco dużo czasu na rozmowę, to możemy dążyć do szybkiego jej zakończenia. Pamiętać winniśmy o szacunku do osoby, która poza utratą wynagrodzenia w jakiejś perspektywie, właśnie otrzymała informację, że dłużej już nie będzie częścią zespołu, w którym, niejednokrotnie latami, funkcjonowała. Zarezerwujmy więc odpowiednie miejsce na spotkanie i wystarczającą ilość czasu, by poświęcić go tyle, ile będzie wymagała sytuacja. Wyciszony telefon, czy ustawiony na komunikatorach tryb: „nie przeszkadzać” lub „zajęty” również jest wyrazem empatii. To, z czym zostawimy pracownika po rozmowie separacyjnej, kształtuje jego opinię o firmie i pozostaje z nim już na zawsze. Ważne, by to wspomnienie było przyzwoite – zwraca uwagę jurorka konkursu Perły HR.
3. Komunikacja w firmie i wsparcie dla zespołu
Kolejnym krokiem jest przekazanie informacji pozostałym członkom firmy, aby uniknąć nieporozumień i zminimalizować dezinformację w organizacji. Najlepiej zrobić to osobiście, nieważne czy robi to kierownik działu, czy osoba z działu HR. Jeśli zwolnienie wpływa na zespół, dział HR powinien być zaangażowany w świadczenie wsparcia dla pozostałych pracowników. Nie bez znaczenia jest zarządzanie ewentualnym stresem czy zniechęceniem. Nie możemy pozwolić, aby zespół został bez żadnej informacji. Magdalena Bobbe, zwraca uwagę właśnie na ten problem:
Niestety wciąż jeszcze mamy do czynienia z „organizacjami znikających dusz”. Pracownik zostaje zwolniony, musi od razu oddać narzędzia pracy i nie ma przestrzeni ani czasu, aby pożegnać się ze swoim zespołem. Zespołowi natomiast serwuje się sprzeczne i niejasne komunikaty i unika się spotkań.
Co w takim razie zrobić, aby zespół, który zostaje w strukturach czuł się bezpiecznie?
Rzeczowa informacja należy się również zespołowi, do którego pracownik należał. Nie należy z nią czekać, bo brak informacji jest gorszy od złych informacji. Przeciąganie momentu, w którym zakomunikujemy pozostałym pracownikom nieprzyjemną decyzję, najpewniej spowoduje plotki i spekulacje, a te z kolei wprowadzają niepokój, nerwową atmosferę i dezorganizują pracę. Zatem jasny komunikat przekazany bezpośrednio najbliższemu zespołowi, a nie wysłanie komunikatu pocztą (ten może być następstwem spotkania bezpośredniego i powinniśmy go adresować do zespołów, które nie miały bliższej relacji z osobą zwolnioną), wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Na takim spotkaniu ze współpracownikami zwolnionego pracownika najlepiej też zapytać wprost, czy jest coś, co ich niepokoi, co jest niejasne. Warto zadbać również o częstsze spotkania z pracownikami działu i dostępność kadry zarządzającej w razie jakichkolwiek pytań, które pojawiłyby się po spotkaniu bezpośrednim – odpowiada Magdalena Bobbe.
4. Formalny aspekt zwolnienia – przygotowanie dokumentacji
Dokładne przygotowanie i prowadzenie dokumentacji są kluczowe. Ma to znacznie nie tylko w kontekście kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), ale także w przypadku ewentualnej rozprawy sądowej. Ważne jest, aby upewnić się, że dokumenty zakończenia stosunku pracy są sporządzone zgodnie z wymaganiami prawa pracy. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia znajdują się w części C. akt osobowych pracownika.
Do tej części należą:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- kopia wydanego świadectwa pracy,
- informacja dotycząca czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia, prowadzonych w związku z trwającym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli taka została zawarta pomiędzy stronami,
- orzeczenie lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami, wydane po rozwiązaniu stosunku pracy (punkt dotyczy osób pracujących w warunkach zagrażających zdrowiu art. 229 § 5 K.p.),
- wszelka korespondencja, gdzie tematem jest zwolnienie z pracy lub ustanie zatrudnienia na linii pracodawca – pracownik.
Oprócz terminów wypowiedzenia, dział HR nie może zapomnieć o wystawieniu świadectwa pracy, wyrejestrowaniu pracownika z ZUS oraz wypłaceniu ekwiwalentu za nieodebrany urlop. Ważne jest również, że pracownikowi będącemu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wymiar tego zwolnienia to:
- 2 dni robocze w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
- 3 dni robocze w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, a także w przypadku skrócenia tego okresu z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy (zgodnie z art. 37 Kodeksu pracy).
Możliwy proces sądowy
Przygotowanie na ewentualne konsekwencje prawne stanowi nieodzowny krok dla działu HR. Warto zadbać, aby rozwiązanie umowy było w pełni zgodne z obowiązującym prawem pracy. Odpowiednie środki ostrożności, takie jak staranne dokumentowanie procesu, przestrzeganie terminów i respektowanie praw pracownika, są kluczowe w minimalizacji ryzyka poważnych komplikacji.
W ewentualnej rozprawie rozpatrywane są przyczyny zwolnienia tylko te, które zostały zapisane na pisemnym oświadczeniu. Jeżeli pracownik nas okradł, a nie będzie tego na oświadczeniu (tylko np. spóźnienia), sąd nie będzie brał pod uwagę tego jako powód zwolnienia, co może skutkować przegraną sprawą. Pamiętajmy o tym zwłaszcza w kontkeście zmian w prawie pracy w 2024 roku.
5. Analiza przyczyn zwolnienia – czy zawiódł proces rekrutacji?
Analiza przyczyn zwolnienia jest bardzo ważnym krokiem dla działu HR, który powinien skupić się na zrozumieniu przyczyn takiego rozstania. Wnikliwa analiza może ujawnić obszary wymagające poprawy w procesie rekrutacji, zarządzaniu wydajnością czy atmosferze w pracy. To także doskonała okazja do identyfikacji czynników podnoszących rotację w firmie, co pozwala na skonstruowanie strategii minimalizującej to zjawisko.
6. Zatrudnianie nowego pracownika
Dodatkowo, dział HR najprawdopodobniej będzie musiał zająć się rekrutacją nowego pracownika, pamiętając o przyczynach zwolnień poprzednich pracowników. HR odgrywa też ważną rolę w integrowaniu nowego pracownika w strukturze organizacyjnej oraz w zapewnianiu mu wsparcia na etapie adaptacji do nowego środowiska pracy. Odpowiednia rekrutacja i skuteczna integracja nowych pracowników przyczyniają się do budowania pozytywnego wizerunku firmy i zwiększenia retencji kadrowej.
Jakich błędów nie popełniać przy rozmowie zwalniającej?
Błędy popełniane w procesie zwalniania pracownika mogą znacząco wpływać na atmosferę w miejscu pracy oraz reputację firmy. Poniżej przedstawiamy cztery najczęstsze błędy, jakie są popełniane przy rozmowie zwalniającej.
Po pierwsze, niereagowanie na zaczepki i personalne wycieczki pracownika wymaga umiejętności utrzymania spokoju i konkretności w komunikacji. Zamiast angażować się w polemikę, ważne jest, aby pozostać stanowczym i przekazać informacje jasno i klarownie, bez konieczności dalszej dyskusji.
Po drugie, odpowiadanie emocjami na emocje może tylko pogorszyć sytuację. Unikanie reakcji opartych na uczuciach i skupienie się na konkretnych faktach jest kluczowe. Pozwoli to uniknąć dodatkowych konfliktów i utrzymać profesjonalizm w trakcie procesu rozwiązywanie umowy.
Jeśli mówimy w kategoriach błędu to niewątpliwie jest to brak przygotowania do spotkania i to na wielu płaszczyznach. Gdy nie przemyśleliśmy wcześniej, w jaki sposób chcemy zakomunikować nieprzyjemną informację, to jest niebezpieczeństwo, że nasza wypowiedź nie będzie wystarczająco jasna i precyzyjna, lub zwyczajnie niepotrzebnie będziemy ją przedłużać. W wyniku niewystarczającego przygotowania może również pojawić się nadmierny stres, który spowoduje, że zamiast słuchać i być po prostu obecnym w trakcie spotkania, nasze reakcje będą przesadzone i możemy starać się obwiniać pracownika, przerzucać na niego winę za całą sytuację – podkreśla Magdalena Bobbe.
Skup się na faktach
Kolejnym błędem jest moralizowanie. Udzielanie moralizatorskich rad w trakcie zwalniania pracownika może być nie tylko nieodpowiednie, ale także może powodować dodatkowe napięcia. Ważne jest skoncentrowanie się na przekazywaniu konkretnych informacji dotyczących zwolnienia, bez dodatkowych ocen czy pouczeń moralnych.
Ostatecznie unikaj przedłużającej się dyskusji z pracownikiem. Zakończ współpracę z szacunkiem, proponując odprawę lub wypowiedzenie za porozumieniem stron. Taka decyzja może zminimalizować ryzyko negatywnych opinii na temat firmy oraz przyczynić się do utrzymania pozytywnej atmosfery w miejscu pracy.
Rozwiązanie umowy o pracę nie jest łatwe dla żadnej ze stron: ani dla bezpośredniego przełożonego, ani tym bardziej dla zwalnianego pracownika. O ile przy zatrudnieniu nowego pracownika świętujemy: są baloniki, fanfary, „welcome pack’i”, to już decyzję o rozstaniu najchętniej przeprocesowalibyśmy incognito. Mając na uwadze, że wszystko co robimy, wspiera dobrą opinię o firmie lub ją rujnuje, to takie trudne momenty w życiu organizacji, jakim jest rozwiązanie umowy o pracę, najtrafniej pokazują na ile wartości, które deklaruje organizacja, rzeczywiście przejawiają się w praktyce zarządzania – wyjaśnia HR Business Partner Verita HR.
Poniżej prezentujemy antyprzykłady, pokazujące jak nie zwalniać pracowników. Sytuacje te poddają pod wątpliwość wartości organizacji oraz niszczą atmosferę w całej firmie.
