Powiedz śmiało, co poprawić – pułapki i moc feedbacku w czasach walki o kandydata

Osoby poszukujące pracy lub będące już w procesie rekrutacji, z którymi rozmawiam w trakcie prowadzonych przeze mnie szkoleń lub działań jakie realizuję podczas pracy w Biurze Karier Politechniki Warszawskiej stale narzekają na dwa elementy: czas trwania rekrutacji oraz brak komunikacji ze strony pracodawcy. Informacja zwrotna pozostaje punktem pomijanym przez pracodawców.

Uwaga, zacznę od oczywistości, ale obiecuję – potem podpowiem kilka rozwiązań i pomysłów do wykorzystania.

Proces rekrutacji to okazja do zbudowania relacji z kandydatami i z przyszłym pracownikiem. Proces rekrutacji to dla pracodawcy również okazja do budowania wizerunku na rynku pracy. Oczywiste? Ale nadal nie do końca rozumiane lub w efektywny sposób wykorzystane przez rekruterów.    

Wnioski z badania „Candidate Experience w Polsce”(edycja 2021) pokazały, że jedynie 12% polskich pracodawców przekazuje informacje o przyczynach odrzucenia aplikacji wszystkim kandydatom. Z tego samego raportu dowiadujemy się, że prawie 80% specjalistów chciałoby usłyszeć opinię ma temat procesu sekcji, w który się zaangażowali.

A na mieście mówią, że… 

Z przekazywanych mi relacji rekrutowanych kandydatów jasno wynika, że ich wrażenia z przejścia rekrutacji to coś, czym dzielą się ze znajomymi bez szczególnych zachęt i pytań ze strony odbiorców. Poszukiwania pracy to czas wielkich emocji, stres, niepewność, ale też i okres oczekiwania i nadziei na rozwój kariery. W ten moment w naszym życiu włączamy otoczenie. 

Jakie wrażenie pozostaje po pierwszym kontakcie z rekruterem? Jakie skojarzenie będzie miał kandydat, kiedy usłyszy o konkretnej firmie już mając doświadczenie pierwszej relacji? Na to rekruterzy mają wpływ.

Kluczową sprawą pozostaje standaryzowanie rozmów rekrutacyjnych prowadzonych przez różnych rekruterów jednej firmy. Kolejna oczywistość? W teorii. O rozmowach rekrutacyjnych realizowanych w tym samym przedsiębiorstwie potrafię usłyszeć minimum trzy różne historie. Tak, kandydaci przekazują dalej swoje relacje z przeprowadzonych rozmów, nawet z tych wstępnych. Wydawać by się mogło, że działania z obszaru rekrutacji i selekcji są poddawane ujednoliceniu, a komunikacja wewnętrzna między rekruterami wpływa na określenie wspólnego lub przynajmniej zbliżonego sposobu komunikacji z kandydatem. Niestety to nie zawsze jest oczywistość.  

Pracodawcy nadal mają wiele uwag co do profesjonalnego poziomu redagowania CV i przygotowania do rozmów z rekruterem – przyznaję, że w wielu przypadkach słusznie, bo wzorów dokumentów aplikacyjnych i poradników w tym temacie można znaleźć bogaty wybór. O bogatej ofercie usług doradców zawodowych już nie wspomnę. 

Z drugiej strony kandydaci z łatwością mogą wyszukać informacje o standardowym i profesjonalnym scenariuszu rozmowy rekrutacyjnej, o pytaniach jakie reprezentant przedsiębiorstwa może, a jakich nie może zadać (m.in. ze względu na obowiązujące w Polsce prawo). Jednak rzeczywistość pokazuje, że obie strony rekrutacji nie zawsze stają na wysokości zadania. 

DO ANALIZY: Jak ustalić i cyklicznie kontrolować standardy procesu selekcji i rekrutacji praktykowane przez poszczególnych rekruterów w firmie. 

Prewencja w świecie EB – wprowadź ten punkt na stałe

Lepsza prewencja niż niwelowanie negatywnych skutków. W ustalonym wewnętrznie, a następnie prezentowanym wszystkim kandydatom planie procesu rekrutacji warto na stałe dodać punkt „Udzielenie informacji zwrotnej / Feedback”. Niech będzie dotyczył wszystkich aplikujących (przyda się automatyczna informacja zwrotna wysyłana po otrzymaniu zgłoszenia, a następnie po decyzji które CV zostają odrzucone – nie pasują do potrzeb rekrutacyjnych firmy, opublikowanej oferty itp.). Kolejna okazja do zbudowania dalszego zaangażowania rekrutowanego kandydata to poinformowanie, że znalazł się na kolejnym etapie selekcji. Kandydat wie, że rekrutacja jeszcze trwa i że w niej nadal uczestniczy. Ostatecznie feedback warto przekazać kandydatom, którzy brali udział w finałowej części spotkań rekrutacyjnych. To sporo działań, ale efektywnie wpłyną na zmniejszenie poziomu niezadowolenia niedoinformowanych kandydatów, a w tych najatrakcyjniejszych utrzymają zainteresowanie zatrudnieniem.

WARTO: W ogłoszeniu rekrutacyjnym wskaż kiedy kandydat otrzyma informację zwrotną i ile standardowo trwa proces rekrutacji na dane stanowisko.

Informacja podwójnie zwrotna – a może wprowadzić nowe rozwiązanie?

Kolejna prawda oczywista: rekrutacja to wielostronny proces. Dlaczego więc kandydat nie jest traktowany jako źródło informacji o tym, co należy utrzymać jako dobrą praktykę w rekrutacji w naszej firmie, a co pozostaje na liście luk do analizy.

Prostym rozwiązaniem będzie umieszczenie w informacji zwrotnej redagowanej dla odrzuconych kandydatów krótkiej ankiety online, w której pojawią się pytanie szyte na miarę – tak, by dostać klarowny materiał do dalszej analizy.

Przed onboardingiem warto zapytać już zrekrutowanego kandydata o plusy i minusy wynikające z jego świeżych doświadczeń. 

DO WYKORZYSTANIA: Planując feedback warto uwzględnić nie tylko opinię pracodawcy o kandydacie, ale też zebrać informacje o wrażeniach i sugestie kandydata, by wykorzystać je w planowaniu pracy zespołu rekuterów oraz przekazać biznesowi zaangażowanemu w dany proces. 

Feedback w czasach pandemii

Na koniec kilka słów o rekrutacji zdalnej, której wprowadzenie w tak wielu firmach wymusiła pandemia. Zmęczenie izolacją, ograniczenie współdziałania z zespołem, poczucie osamotnienia zwłaszcza osób bezrobotnych, przewrażliwienie – to przyniosły nam ostatnie dwa lata. Warto wszystko to brać pod uwagę planując rekrutację zdalną. Można założyć, że forma zdalna jest wygodniejsza dla osoby aplikującej, bo przecież pozostaje w przestrzeni prywatnej (bądź dowolnie przez siebie wybranej), nie traci czasu na dojazd, nie martwi się o miejsce do zaparkowania, korkami ani blokadami w komunikacji miejskiej. Plusów jest naprawdę wiele. Jednak z drugiej strony podczas takiej rekrutacji kandydat nie wchodzi do siedziby firmy, nie widzi pracowników w ich codziennym środowisku, a z bardziej prozaicznych kwestii: nie określa czasu dotarcia do potencjalnego miejsca pracy, nie widzi jak wygląda dress code, jaka jest atmosfera wewnątrz instytucji. A takimi elementami interesują się m.in. moi klienci – uczestnicy warsztatów z obszaru przygotowania do poszukiwania pracy.  

DO DECYZJI: Na etapie zaproszenia na rozmowę zdalną można kandydatowi przekazać dodatkowe informacje przybliżające mu to, z czym zetknąłby się będąc fizycznie w firmie. Do wykorzystania pozostają linki do filmów firmowych lub zdjęcia przestrzeni biurowych, a także inne materiały, które przybliżą kulturę organizacji. 

65% specjalistów oczekuje informacji zwrotnej od rekrutera, nawet jeśli pozostaje na etapie wysłania aplikacji (zgodnie z wynikami badania „Candidate Experience w Polsce”). Ale pamiętajmy, że feedback ma niezaprzeczalne znaczenie nie tylko dla kandydatów. Pracodawca jest w stanie przekazać i równocześnie zebrać informacje zwrotne. Z jednej strony buduje tak oczekiwany pozytywny obraz marki pracodawcy, ale też ma moc wejścia na następny poziom w tworzeniu profesjonalnego procesu rekrutacji. 

Więcej o feedbacku przeczytasz tutaj.

Autor tekstu: