Rozliczenie PIT w firmach – coroczny obowiązek pracodawcy to wyzwanie dla działów kadr i płac
Rozliczenie PIT w firmach jest obowiązkiem każdego pracodawcy i stanowi niemałe wyzwanie dla działów kadr i płac. Wraz z nadejściem sezonu rozliczeniowego przedsiębiorstwa muszą stawić czoła zawiłym przepisom, zmianom w prawie podatkowym i błędom w dokumentacjach. Na co warto zwrócić szczególną uwagę, realizując to zadanie?
Zaplanuj z wyprzedzeniem: technologia twoim sprzymierzeńcem
Termin rozliczenia PIT w firmach zbliża się nieubłaganie, nie pozostawiając przestrzeni na zwłokę. Koniec roku to dla każdego pracodawcy czas intensywnej pracy. Urząd skarbowy oczekuje bowiem na dostarczenie zeznań podatkowych, w tym m.in. rozliczeń dochodów od osób fizycznych. PIT, z ang. Personal Income Tax, to podatek progresywny zmieniający się wraz ze wzrostem dochodów podatnika, który reguluje różne źródła wpływów. Opodatkowane mogą być dochody świadczące o wykonywanej pracy, zyski kapitałowe, dochody z działalności gospodarczej, renty, emerytury czy dochody z tytułu najmu nieruchomości.
Dlaczego rozliczenie PIT to coroczny obowiązek pracodawców? Jest to nie tylko kwestia transparentności finansowej przedsiębiorcy, ale i klucz do dobrych stosunków z pracownikami. Rozliczenie PIT ujawnia dochody, jakie otrzymał pracownik oraz wszelkie zaliczki pobrane przez pracodawcę na poczet podatku dochodowego.
Proces ten oparty jest o przepisy wynikające z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa ta pochodzi z 1991 roku. Mimo to co roku jest aktualizowana – to właśnie tam można odnaleźć bieżące zmiany w prawie podatkowym.
Na czym polega rozliczenie PIT w firmach?
Pracodawca, zwany wedle wyżej wymienionej ustawy płatnikiem, wystawia dla pracownika – podatnika – formularz zwany PIT-11. Dokument ten jest podstawą do rozliczenia PIT-37 przez pracownika. Pracodawca ma w obowiązku złożyć PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia, natomiast pracownik winien otrzymać dokument maksymalnie do końca lutego. Niezłożenie przez pracodawcę formularza PIT-11 niesie konsekwencje dla obu stron. Płatnik jest obciążony karą, a podatnik nie jest zwolniony ze złożenia deklaracji PIT-37.
Proces ten wymaga wcześniejszego zaplanowania, aby przedstawione zeznanie było sporządzone w sposób dokładny i rzetelny – fiskus nie śpi. Twoim sprzymierzeńcem w dobie cyfryzacji powinna być nowa technologia. Jeśli chcesz mieć wszystko pod ręką, warto zainwestować w platformy umożliwiające zarządzanie kwestiami kadrowo – płacowymi. Pomóc w tym może, chociażby program Symfonia Kadry i Płace, SAP, aplikacja inFakt i wiele innych rozwiązań, które są obecnie dostępne na rynku. Przy wyborze danej technologii należy określić potrzeby przedsiębiorstwa – ilość działów, pracowników oraz fundusze możliwe do zainwestowania w wykupienie takiej usługi.
Konsekwencje błędów w zeznaniach
Błędy lub niedotrzymanie terminów w zeznaniach podatkowych mogą skutkować różnymi konsekwencjami, w zależności od rodzaju i stopnia nieprawidłowości. Od zmian w stawkach podatkowych po nowe regulacje dotyczące ulg i odliczeń – każdy szczegół może wpływać na końcowe rozliczenie. Brak przedłożenia przed urzędem skarbowym PIT-11 jest zaniechaniem obowiązku pracodawcy i może nieść za sobą karę grzywny, którą orzeka sąd lub uprawniony urzędnik. Wysokość kary może być równa do 180 stawek dziennych.
Innymi błędami, jakie mogą pojawić się przy wypełnianiu zeznania podatkowego, są błędne dane podatnika – chociażby adres zamieszkania – nieścisłości te najczęściej wynikają z błędnych informacji przekazywanych przez pracownika. Dlatego w tej kwestii kluczowa jest edukacja wewnątrz firmy. Błędne adresy podane w deklaracji mogą skierować rozliczenie do niewłaściwego urzędu skarbowego, co może skutkować koniecznością interwencji pracodawcy lub pracownika.
Zanim dokumentacja zostanie przesłania należy upewnić się, czy kwoty dochodów pracowniczych są prawidłowe. Takie niedociągnięcia mogą prowadzić do nad – lub niedopłaty podatku dochodowego. Warto zwrócić tutaj uwagę, iż zaniechania płynące z błędnych rozliczeń PIT niosą za sobą nie tylko konsekwencje prawne, ale i wizerunkowe. Mogą wpłynąć na opinię odnoście danego przedsiębiorstwa wśród pracowników firmy, jak i klientów.
Rola działów kadr i płac
Dział kadrowo-księgowy odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach PIT, odpowiadając nie tylko za odpowiednie raportowanie dochodów pracowników. Jest też kluczowy dla uzyskania zgodności z przepisami podatkowymi i monitorowania ciągłych zmian prawnych. Dba również o poprawność dokumentacji pracowniczej. Powyższe kwestie są opatrzone zawiłością procedur i wymagają wysokiej jakości szkoleń pracowniczych – zwłaszcza w kontekście przekazywania danych osobowych niezbędnych do prawidłowego wypełnienia dokumentacji.
Dział kadrowo-finansowy jest niejako sercem przedsiębiorstwa. Dba o zachowanie harmonii pomiędzy wieloma procesami, które zachodzą wewnątrz organizacji. O tym, jak wielkie wyzwanie każdego dnia podejmują zespoły finansowe, opowie nam Bianka Kurowska – ekspertka w dziedzinie rachunkowości z wieloletnim doświadczeniem, właścicielka biura rachunkowego, a także moderatorka profilu instagramowego o tematyce kadrowo-księgowej. Na profilu @pani.pit znajduje się wiedza nie tylko dla geeka finansowego! Poniżej znajdziecie odpowiedzi na takie pytania jak:
- Jakie dokumenty są potrzebne dla prawidłowego wypełnienia PIT-11, a jakie informacje są najczęściej pomijane?
- Jakie praktyki pomagają w zarządzaniu informacjami potrzebnymi do wypełniania i złożenia PIT-11?
- W jakim stopniu nowe technologie ułatwiają kadrze kadrowo – księgowej prowadzić dokumentacje podatkowe?
Okiem eksperta
Rozliczenie roku to główny temat w księgowości od stycznia do kwietnia. Jest to czas, kiedy w Biurach Rachunkowych oraz w działach kadrowych firm to temat przewodni i pracownicy kadrowi skupiają się najbardziej na sporządzeniu informacji PIT-11. Prawidłowe zakończenie roku zarówno przedsiębiorcy, jak i pracowników to kluczowa kwestia – podkreśla Bianka Kurowska.
Wypełnienie i wysłanie PIT-11 wiąże się z szeregiem czynności i należy zrobić to bardzo dokładnie, ponieważ jest to dokument niezbędny do zamknięcia roku podatkowego pracowników. To PIT-11 jest głównym dokumentem do wypełnienia rocznego zeznania PIT-37. Aby wypełnić PIT-11 potrzebne są:
- dane identyfikacyjne składającego,
- numer PESEL, dane identyfikacyjne i adresowe podatnika,
- dane dotyczące Urzędu Skarbowego, cel składania informacji,
- informacja o zastosowanych kosztach uzyskania przychodu,
- dochody podatnika oraz pobrane zaliczki na podatek dochodowy,
- pobrane składki społeczne oraz zdrowotne.
Na co zwrócić uwagę?
Zanim przystąpimy do wypełniania PIT-11 należy zwrócić szczególną uwagę na numer formularza. Aktualny numer formularza można łatwo sprawdzić na stronie podatki.gov.pl – przypomina ekspertka.
Należy sprawdzić, czy formularz kierowany jest do właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika Urzędu Skarbowego. Może bowiem zdarzyć się sytuacja, że informacja PIT-11 zostanie wysłana do niewłaściwego Urzędu.
Ważną kwestią jest także adres podatnika. Często zdarza się, że pracodawca nie został poinformowany przez pracownika o zmianie miejsca zamieszkania i posiada w swojej dokumentacji nieaktualne dane. W takiej sytuacji pracownik przy wysyłaniu rozliczenia rocznego powinien skierować zeznanie do urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania w dniu jego składania.
Taka sama sytuacja jest w przypadku zwiększonych kosztów uzyskania przychodów. Gdy pracownik nie poinformuje pracodawcy, że jego miejsce zamieszkania jest w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy to pracodawca, zastosuje podstawowe koszty uzyskania przychodu dla pracownika przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy, wtedy przy sporządzaniu zeznania pracownik ma prawo do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów związanych z zamieszkaniem poza miejscem pracy. Często zdarza się, że pracownicy nie wiedzą o przysługującym im prawie – wyjaśnia Bianka Kurowska.
Nie warto czekać do ostatniej chwili
Aby prawidłowo wypełnić informację PIT-11 warto przy zatrudnieniu pracownika porozmawiać i przekazać najważniejsze informacje. Należy również zaznaczyć jak ważne jest, aby pracownik informował o każdej zaistniałej zmianie – podkreśla ekspertka.
Aktualnie dzięki nowym technologiom można sprawniej zarządzać kadrą pracowniczą. Pracownicy często mają możliwość zalogowania się do systemu i zaktualizowania zmian tak, aby dane były zawsze aktualne i prawidłowe. Na początku roku pracodawcy mogą udostępnić w systemie formularz do wypełnienia, gdzie znajdują się wszelkie istotne informacje (np. zmiana miejsca zamieszkania) do wypełnienia PIT-11.
W znaczącej ilości biur rachunkowych dane każdego pracownika wprowadzone są do programów kadrowo-płacowych, dzięki czemu nie trzeba każdorazowo wpisywać ich na nowo. Przy generowaniu PIT-11 należy sprawdzić, czy dane są aktualne. Dane, m.in. dochodu, zaliczek na podatek czy składek importują się do formularza. Nie zmienia to faktu, że informację PIT-11 trzeba dokładnie sprawdzić i przeliczyć. W dużych przedsiębiorstwach jest to spora ilość pracy. Często zdarza się, że pojawia się znaczne obciążenie na bramce Ministerstwa Finansów i czas wysyłki do Urzędu Skarbowego ulega wydłużeniu. Dlatego nie warto zostawiać wysyłki dokumentów na ostatnią chwilę!
Nowe technologie ułatwiają pracę zarówno u pracodawcy, jak i w działach kadrowo-księgowych. Specjaliści księgowi i kadrowi mogą skupić się w pełni na pracy merytorycznej i rachunkowej, a nie każdorazowemu wpisywaniu danych do systemu – wyjaśnia Bianka Kurowska.
Autor: Klaudia Krawecka
