Skuteczny onboarding – tylko we współpracy HR z biznesem

Onboarding, czyli wdrożenie pracownika, jest początkiem jego „życia” w organizacji. Chociaż z marką pracodawcy nasz przyszły pracownik spotyka się w trakcie procesu rekrutacyjnego, a często dużo wcześniej, to właśnie onboarding jest spełnieniem (bądź nie!) obietnic, które złożyliśmy w procesie rekrutacji. 

I choć wydaje się tak intuicyjny i oczywisty w swoich założeniach, to niejeden z nas popełnił błędy planując i wdrażając onboarding w organizacji. Ba! Tak nieumiejętnie przeprowadził proces wdrożenia, że znacząco opóźnił efektywne realizowanie zadań, bądź stracił pracownika jeszcze w trakcie wdrożenia, lub chwilę po nim. 

I tu rodzi się pytanie, kto powinien odpowiadać za onboarding w organizacji aby był skuteczny? Co myślą o tym przedstawiciele biznesu? 

Okiem praktyka

 „Onboarding jest jednym z kluczowych dla mnie procesów HR. Jednocześnie odpowiedzialność za powodzenie tego procesu wcale od HR nie zależy. Zanim jednak drogi czytelniku wyrazisz swoje niezadowolenie, pozwól, że wyjaśnię Ci moje podejście. Onboarding to proces zbiorowy. Kluczowa rola należy do hiring managera, buddiego – jeśli taka rola została określona w procesie, wreszcie część odpowiedzialności spoczywa na barkach zespołu, do którego dołącza nowa osoba – mówi Magdalena Kałużna-Litwin, HR Manager w firmie TIMOCOM.

Hiring manager – dlaczego jest taki ważny?

Rolą hiring managera powinno być określenie, co nowy pracownik powinien wiedzieć i potrafić po procesie onboardingu. Powinien mieć wpływ i wiedzę na to, jakie szkolenia będzie miał jego nowy pracownik, zarówno z zadań realizowanych przez jego dział, ale też projektów, które są kluczowe dla firmy. To on powinien oddelegowywać swoich pracowników do prowadzenia szkoleń praktycznych, mieć wpływ na wybór buddego, który będzie towarzyszył w całym procesie wdrażania. I wreszcie, to szef nowego pracownika powinien decydować o jakości całego procesu – trzymać rękę na pulsie na każdym etapie jak również weryfikować, jaki jest poziom motywacji nowego pracownika. Hiring manager, we współpracy z HRem, powinien analizować feedback jakiego udzielił nowy pracownik, wyciągać wnioski i zmieniać te aspekty onboardingu, które nie poszły zgodnie z oczekiwaniami. Nie powinien także zapomnieć o tym, aby podzielić się z pracownikiem komentarzem o tym, jak sobie poradził w trakcie onboardingu. 

W tych wszystkich aspektach, dość formalnych, dobrze, aby Hiring Manager znalazł czas także na budowanie relacji z nowym pracownikiem, rozmowę przy przysłowiowej kawie, czy zorganizowanie mniej oficjalnego spotkanie z zespołem, także wirtualnego, jeżeli sytuacja pandemiczna na inne nie pozwoli. 

A co z HRem?

Pomimo tego, jak ważną rolę w procesie skutecznego onboardingu powinien pełnić Hiring Manager, nie oznacza to, że HR odpowiada jedynie za aspekty formalne zatrudnienia. To HR może dać ramy całego procesu onboardingu.

„HR ze względu na swoje kompleksowe podejście do HR i biznesu oraz znaczenie w budowaniu partnerstwa biznesowego wynikające z umiejętności skutecznej komunikacji z liderami ma swoją nieocenioną rolę w procesie. Jest katalizatorem wydarzeń.

Uświadamia managerów, wspiera buddich czy zachęca członków zespołu do aktywnego włączenia się w proces. Ma także nieocenioną rolę w weryfikacji założeń procesu. Zbieranie feedbacku podczas poszczególnych faz jego trwania pozwala na uszycie go na miarę potrzeb jego użytkownika końcowego, czyli nowego kolegi” dodaje Magdalena Kałużna-Litwin. Więcej o metodach na skuteczny onboarding przeczytasz: Jak przeprowadzać efektywny i efektowny onboarding pracownika?

Komunikacja fundamentem sukcesu 

Kluczem do osiągnięcia celu, jakim jest w tym wypadku skuteczny onboarding, będzie jasna komunikacja. Nakierunkowana na nowego pracownika, pozbawiona niepotrzebnych ozdobników czy korporacyjnych sformułowań niezrozumiałych dla pracownika w pierwszych dniach pracy. Ale też komunikacja pomiędzy różnymi departamentami (także HR), z którymi spotyka się nowy pracownik. 

„Gorąco wierzę w to, że komunikacja jest kluczowym aspektem w tworzeniu tego procesu. Rozmowy, warsztaty (na przykład z wykorzystaniem Desigh Thinking), ankiety – wszystko to pozwoli na zidentyfikowanie luk w procesie i niezbędne korekty. Wraz z rozwojem organizacji, zmieniają się bowiem potrzeby jego członków.  

Ponownie – partnerstwo HR z biznesem pozawala na dopasowanie procesu do zmieniającej się rzeczywistości i celów, na weryfikację czy zaprojektowany proces nadal spełnia swoją rolę, a każda z osób w procesie realizuje swoje cele. Bez wspólnego zaangażowania, misternie przygotowany plan onboardingu pozostanie jedynie planem – podsumowuje Magdalena Kałużna-Litwin.

Więcej na temat onboardingu przeczytasz: https://www.magazynrekruter.pl/onboarding-zrob-dobre-pierwsze-wrazenie/