Przeczytasz w 10 minut

Snajperskie zlecenie dla doświadczonego rekrutera, czyli rekrutacje poufne

Karina Sudomir-Bona

10 listopada, 2023

Czy rekrutacje poufne i ukryte to synonimy? W jakich sytuacjach i dlaczego warto zdecydować się na rekrutacje poufne? Czemu muszą się one opierać na wzajemnym zaufaniu i jakie są ryzyka w przypadku braku szczegółowego planu działania? Jak warto przygotować kandydata i na co zwrócić uwagę? O tym przeczytacie w poniższym artykule. Podpowiem także na co zwrócić uwagę, decydując się na współpracę z firmą zewnętrzną w tym zakresie.

Pojęcia rekrutacje poufne i ukryte są obecnie stosowane zamiennie, jednak niesłusznie. Mają one inny charakter i wymagają zdecydowanie innych kompetencji.

Rekrutacje ukryte charakteryzują się tym, że nie są publikowane np. na job boardach, polegają na direct searchu, czy też wzajemnych poleceniach, a informacja o nich nie jest objęta tajemnicą. Z kolei rekrutacje poufne wymagają zachowania ogromnej ostrożności, profesjonalizmu i wiedzy, są obwarowane umowami o poufności, a każdy, nawet najmniejszy przeciek informacji, może spowodować ogromne komplikacje i trudności dla firmy.
Rekrutacje ukryte stosuje się powszechnie i w odniesieniu do właściwie wszystkich stanowisk, a rekrutacje poufne wybierają organizacje poszukujące osób na wysokie, kluczowe stanowiska w firmie jak np. Dyrektor Marketingu, Dyrektor Finansowy, CEO, lub w przypadku wąskich specjalizacji.

W jakich konkretnych sytuacjach rekrutacje poufne są potrzebne, a wręcz wskazane?

Zmiana niezbędna, ale bez ryzyka

Zajmując się już od lat rekrutacjami poufnymi, wyłoniłam kilka powtarzalnych przypadków, w których są one najlepszym, a czasem jedynym rozwiązaniem dla organizacji.

Najwyższy poziom wiedzy i ekspertyzy w połączeniu z niskim poziomem przywództwa. Jest to jeden z najczęstszych obecnie przypadków. Stanowiska dyrektorskie zajmują osoby o niezwykle szerokiej wiedzy w danej dziedzinie i doświadczeniu. Są one znakomitymi ekspertami i dużą wartością dla firmy. Jednak ich kompetencje menadżerskie są na bardzo niskim poziomie lub po prostu nie są dopasowane do obecnych realiów i potrzeb rynku.

Jak pokazują badania, ludzie odchodzą od menadżerów/dyrektorów, a nie od firm. Tak więc taka osoba, mimo ogromnego wkładu w firmę, może powodować komplikacje na poziomie zarządzania zespołem, przez co będzie charakteryzowała go duża rotacja (a co za tym idzie, jak wszyscy wiemy, spore dodatkowe koszty dla firmy), niski poziom zaangażowania, brak chęci lub lęk przed wychodzeniem z nowymi pomysłami i usprawnieniami itp. W takiej sytuacji rekrutacja poufna pozwala znaleźć na miejsce danego dyrektora osobę o odpowiednim poziomie wiedzy, ale też z wysokimi umiejętnościami zarządczymi, która wykorzysta w pełni potencjał zespołu. Poza dyskretną zmianą pracownika na nowego, w procesie rekrutacji poufnej troszczymy się także o ustępującego dyrektora, przygotowując dla niego odpowiednią alternatywę (np. pozostanie w firmie w roli doradcy merytorycznego, ekspercki kontrakt B2B i inne) lub rekomendację do roli eksperckiej u innego klienta. Możemy także przygotować go do ponownego wejścia na rynek pracy, przekazując praktyczną wiedzę jak on funkcjonuje i jak się na nim poruszać.
Transformacja przedsiębiorstwa. Dynamika zmian na obecnym rynku chyba jeszcze nigdy nie była aż tak znacząca, jak teraz. Skłania to wiele firm do optymalizacji procesów, zaktualizowania struktury organizacyjnej, a niejednokrotnie do transformacji, która obejmuje nie tylko kształt przedsiębiorstwa, ale także jego kompetencje i zupełnie nowe obszary działania. Implikacją są zmiany na właściwie każdy szczeblu firmy. Część osób trzeba zastąpić, aby wzbogacić organizację o nowe kompetencje, cześć przenieść do innych działów czy zadań. W tym przypadku też pomocna będzie rekrutacja poufna, która pozwoli uniknąć paniki i zamieszania wśród pracowników, a także wesprze zaplanowany proces transformacji, tak aby wszystkie zmiany odbyły się w wyznaczonej przestrzeni czasowej. Dzięki dyskrecji zadbamy też o to, aby konkurencja nie dowiedziała się o planowanych zmianach.
Zmiana strategii firmy. Niejednokrotnie jest tak, że Zarząd firmy decyduje się na całkowitą zmianę kierunku działań i poszukuje osoby, która będzie miała odpowiednią wiedzę i doświadczenie, aby ułożyć nową strategię. I ponownie rekrutacja poufna pozawala na zachowanie tego planu w tajemnicy przed konkurencją oraz na spokojne przygotowanie „nowych zasad gry”, bez budzenia paniki, lęku, czy też nawet masowych odejść dotychczasowych zespołów w efekcie spekulacji.
Wrogie przejęcia firm, konsolidacje przedsiębiorstw. Oba procesy są bardzo trudne, nie tylko z uwagi na przepisy prawne, konieczność umiejętnego zbudowania struktury firmy dopasowanej do nowej rzeczywistości, ale też na czynnik ludzki. Forma rekrutacji poufnych w przypadku kluczowych stanowisk, na pewno będzie tutaj znacznym ułatwieniem.
Pracownicy, czy zespoły, które są w firmie od zawsze i od zawsze działają tak samo. Z jednej strony są ogromną wartością, bo są to osoby lojalne, którym po wielu latach pracy można w pełni ufać i na nich polegać. Z drugiej jednak strony mogą oni hamować rozwój firmy, wprowadzanie do niej innowacji i nowych sposobów zarządzania. W tej sytuacji także rekomenduję rekrutacje poufne, gdyż dzięki nim lojalni pracownicy zostaną otoczeni odpowiednią troską i zostaną nadal w firmie w innej roli, a przy okazji organizacja zostanie wzmocniona o nowoczesnych menadżerów.
Mobbing. W takich sytuacjach firma staje przed koniecznością pożegnania się z wykwalifikowanymi pracownikami / często managerami, aby zachować ciągłość działania, musi w sposób dyskretny znaleźć zastępcę na miejsce przemocowej osoby.

Rekrutacje poufne – zaufanie to podstawa

Powyżej opisane sytuacje, w których zalecam rekrutacje poufne, dają już pogląd na stopień skomplikowania sprawy. Prawda jest taka, że nie każdy może taki proces poprawnie, a co najważniejsze bez ryzyka dla organizacji, przeprowadzić. Czasem nawet najmniejszy błąd może być dla firmy ogromnie kosztowny, nie tylko w wymiarze finansowym, ale także pod kątem jej reputacji.

W związku z tym, jeśli myślimy o rekrutacji poufnej, to musimy wybrać zaufanego partnera, którego doświadczenie, profesjonalizm i ekspertyza nie będą budziły wątpliwości.

To co jest niezwykle ważne, to różnorodne doświadczenie przekładające się na umiejętne przeprowadzenie procesu zarówno w małych firmach jak i wielkich, międzynarodowych korporacjach, czy też jednostkach państwowych. Dzięki szerokiej perspektywie, znajomości biznesu i aktualnego rynku, mogę szczegółowo zaplanować strategię działania, adekwatną do danej branży, z uwzględnieniem jej specyfiki, bez narażenia organizacji na wpadnięcie w jakąś pułapkę (w tym też prawną). Nigdy proces rekrutacji poufnej nie jest taki sam. Zawsze dopracowany jest do najmniejszego szczegółu, jak np. kiedy, kto i gdzie spotyka się z kandydatami, co i na jakim etapie można powiedzieć oraz w jaki sposób itp.

Kolejny element, który jest niezwykle istotny, to mistrzowska komunikacja i dbałość o wszystkie strony procesu. Pisząc wszystkie, mam na myśli: organizację i osobę zlecającą, kandydatów, osoby, na których miejsce jest prowadzona rekrutacja, bo są one bardzo istotne w tym procesie.

Nie bez znaczenia są także umiejętności analityczne, pewne zdolności psychologiczne, aby umieć się wczuć w sytuację interesariuszy i ich cele, a także znajomość prawa pracy.

Jeden, nawet najmniejszy błąd, może kosztować wiele

Jak już wspominałam, w rekrutacjach poufnych nie ma przestrzeni na nawet najmniejszy błąd. Utrata uważności nawet na chwilę może zaburzyć cały proces. Co może pójść nie tak? (poniższe przypadki są hipotetyczne).

Brak koordynacji działań pomiędzy osobą prowadzącą, a działem HR – np. dział HR, mimo ustaleń, decyduje się na publikację ogłoszenia ukrytego na job boardzie, ale podając opis firmy, ujawnia branżę, podczas, gdy w regionie istnieje tylko jedna firma we wskazanej branży. Efekt? Konflikt pomiędzy jeszcze zatrudnionym pracownikiem, na którego miejsce szukano nowej osoby, a organizacją; pracownik nie czując już lojalności do firmy i posiadając o niej wiedzę, rozpoczyna działania szkodzące.
Brak przestrzegania zasad poufności wewnątrz organizacji, której dotyczy proces – np. Dyrektorka HR w zaufaniu wspomina o procesie jednej z osób w spółce-córce, informacja ta dociera do osoby aspirującej na stanowisko objęte rekrutacją poufną i jest narzucana Dyrektorce przez osoby wpływowe w firmie. Efekt? Proces jest zamknięty i stanowisko zostaje obsadzone osobą, która nie ma odpowiednich kompetencji.
Błędy organizacyjne – np. zbyt wczesne zaproszenie na rozmowę do siedziby firmy potencjalnego kandydata. W wielu branżach ludzie się bardzo dobrze znają, więc bardzo szybko zespoły i osoba najbardziej zainteresowana mogą się zorientować z czym związane jest spotkanie. Efekt? Zbyt wczesne odejście kluczowego pracownika z firmy, a wraz z nim utrata przez firmę wiedzy i ciągłości funkcjonowania.

Są to tylko niektóre z ryzyk, jakie mogą się pojawić, sygnalizujące poziom skomplikowania i wielowymiarowość rekrutacji poufnych. Czasem zdarza się tak, że osoby z organizacji nie wiedzą nawet skąd i dlaczego dana osoba znalazła się w firmie, jeśli wymaga tego sytuacja.

Rekrutacje poufne niczym randka w ciemno?

Omówiłam już konieczność dbałości o wszystkie strony procesu oraz ryzyka, które powinny wziąć pod uwagę firmy. Nie możemy jednak zapominać o bardzo ważnej osobie, a mianowicie kandydacie w rekrutacji poufnej. Rozmawiając z nim, musimy mieć na uwadze, że zapraszamy go do pewnego rodzaju randki w ciemno. Prezentujemy mu firmę w miarę możliwości dokładnie, ale dbając o nieujawnienie jej tożsamości, a on z kolei musi zgodzić się na udział w bardzo zaawansowanym procesie, który obejmuje m.in.:

weryfikację jego kompetencji i umiejętności,
zebranie wywiadu środowiskowego na jego temat,
przeprowadzenie badań psychometrycznych.

Ponownie niezwykle ważne jest więc zaufanie. Rolą rekrutera jest spowodowanie, aby kandydat był zaopiekowany, ale też bezpieczny. Rekruter musi mieć pewność, że proces na 100% zakończy się podpisaniem umowy, zanim pozwoli mu złożyć wypowiedzenie w obecnej firmie. Co więcej jego odpowiedzialnością jest także perfekcyjne połączenie firmy z kandydatem pod kątem wartości, sposobu działania i mind-setu potencjalnego pracownika. Żaden z elementów tej układanki nie może być przypadkowy. Tutaj wszystko musi się zgadzać.

Najważniejsze wnioski

Rekrutacje poufne są niezwykle delikatnym procesem, wymagającym wielu umiejętności i wiedzy. Niemniej przeprowadzone w odpowiedni sposób mogą uchronić firmy od wielu niepożądanych sytuacji jak np. przerwanie ciągłości funkcjonowania, czy też utrata wiedzy gromadzonej na kluczowym stanowisku.