|

Wojna na Ukrainie a nowe wyzwania dla polskich pracodawców

Wojna na Ukrainie a sytuacja polskich Pracodawców

Trwająca wojna na Ukrainie niesie za sobą wiele poważnych konsekwencji. Oprócz konsekwencji gospodarczych, którym poświęca się bardzo dużo uwagi, nie należy zapominać, że zaistniała sytuacja ma oraz będzie miała znaczący wpływ na rynek pracy w Polsce. Najbliższe miesiące będą wymagały od pracodawców umiejętności spojrzenia na sytuację w zakładzie pracy z perspektywy dobrostanu ich pracowników. Pracodawcy zmierzą się bowiem z problemami, które do tej pory nie miały miejsca. 

W poniższym tekście odnosimy się do najważniejszych, nurtujących pracodawców kwestii w związku z sytuacją na Ukrainie. 

Jak zadbać o dobrobyt pracowników w miejscu pracy? 

Nie ulega wątpliwości, że zaistniała sytuacja ma znaczący wpływ na stan psychiczny pracowników. Mogą oni nie radzić sobie z dużą ilością nagromadzonych emocji. Wielu pracowników, w szczególności pochodzących z Ukrainy lub posiadających na terenie tego kraju swoich bliskich, będzie wymagało wsparcia psychologicznego.  

Pracodawcy mogą rozważyć zaoferowanie pracownikom możliwości skorzystania z pomocy psychologa lub psychoterapeuty. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie dyżurów, w trakcie których pracownicy będą mogli spotkać się ze specjalistą i omówić zaistniałe problemy. Działanie pracodawcy polegające na zaoferowaniu zatrudnionym profesjonalnego wsparcia jest nie tylko wyrazem odpowiedzialności za ich dobrobyt, ale również formą realizacji obowiązku dbałości o zdrowie pracowników. 

Nie ulega wątpliwości, że pracodawca może zaoferować takie wsparcie jedynie grupie pracowników, która została najbardziej pokrzywdzona w związku z wojną – tj. pracownikom narodowości ukraińskiej lub posiadającym osoby bliskie na terenie Ukrainy. Przyznanie wsparcia wybranym grupom pracowników nie powinno zostać uznane za dyskryminujące – o ile pracodawca wyodrębniając grupę pracowników, której zaoferuje wsparcie, kierował będzie się obiektywnymi kryteriami. 

Innym rozwiązaniem jest wsparcie w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca może przyznać świadczenia w formie czy to pomocy rzeczowej czy też finansowej, które będą miały charakter tzw. zapomogi losowej. Przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu takiego świadczenia należy pamiętać o konieczności zbadania sytuacji socjalnej danego pracownika. Innym rozwiązaniem jest przyznanie pomocy w ramach tzw. pomocy okolicznościowej – takie rozwiązanie pozwoli na rezygnację z badania sytuacji socjalnej i przyspieszy przyznawanie świadczeń, które nie będą musiały być zróżnicowane ze względu na sytuację socjalną. Jednak takie rozwiązanie może zakwestionować przez ZUS. W naszej ocenie jednak organ rentowy powinien przyjąć wykładnię na korzyść takiego rozwiązania, mając w szczególności na uwadze aktualną sytuację.

Jak rozmawiać z pracownikami o zaistniałej sytuacji?

Zaistniała sytuacja jest bardzo trudna nie tylko dla pracowników narodowości ukraińskiej, ale także dla ich współpracowników, którzy również muszą odnaleźć się w zmieniającej się rzeczywistości. 

Z uwagi na powyższe trudności, pracodawcy powinni rozważyć podejmowanie proaktywnych działań w zakładzie pracy – tak, aby osoby dotknięte obecną sytuacją mogły pracować w komfortowym środowisku, w którym otrzymają wsparcie swoich przełożonych i współpracowników. Dobrym pomysłem jest organizowanie szkoleń (np. w postaci webinarów), w których specjaliści zwrócą uwagę pracowników na istotną rolę sposobu komunikacji ze współpracownikami pochodzącymi z Ukrainy lub mającymi osoby bliskie na terenie Ukrainy i potrzebę dbałości o ich komfort oraz zachęcą całą załogę do okazywania sobie nawzajem szacunku oraz zrozumienia, a także wspierania się w powstałych w związku z zaistniałą sytuacją trudnościach. 

Pracodawcy powinni bacznie przyglądać się nastrojom w miejscu pracy. stanowczo reagować na wszelkie niepożądane zachowania, których dopuszczać mogą się członkowie załogi. Nie można pozwalać na szerzenie nienawistnych poglądów lub wyrażanie przez pracowników niestosownych żartów czy komentarzy dotyczących zaistniałej sytuacji. Jak najszybciej należy identyfikować wszelkie konflikty oraz antagonizowanie się grup pracowników. Warto niezwłocznie i stanowczo reagować na tego rodzaju sytuacje, wzmacniając poczucie jedności wśród załogi pracowników. 

Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik chce wrócić do rodzinnego kraju? 

Wielu pracowników pochodzących z Ukrainy, w reakcji na zaistniałą sytuację decyduje się na powrót do rodzinnego kraju oraz wzięcie udziału w działaniach zbrojnych. Niektórzy pracodawcy mierzą się z wręcz masowymi odejściami pracowników.  

Na chwilę sporządzania niniejszego tekstu, pracownicy narodowości ukraińskiej pracujący oraz mieszkający na terenie Polski nie mogą zostać skutecznie powołani do służby wojskowej w związku z powszechną mobilizacją na terenie Ukrainy (dokument wezwania do wojska musi zostać im bowiem doręczony osobiście przez odpowiednie służby, co – z uwagi na brak porozumienia pomiędzy Polską a Ukrainą w tym zakresie – jest na chwilę obecną niemożliwe). W szczególności, ogłoszona przez prezydenta Ukrainy mobilizacja nie tworzy żadnych prawnych obowiązków po stronie polskich firm zatrudniających obywateli Ukrainy. Decyzja pracownika o udaniu się do rodzinnego kraju i wzięcie udziału w działaniach zbrojnych jest zatem na obecną chwilę całkowicie autonomiczna i niezwiązana z powstaniem obowiązku po jego stronie. Może ona stanowić odpowiedź na wezwania ukraińskich rządzących do samodzielnego zgłaszania się do wzięcia udziału w działaniach obronnych.  

Z uwagi na to, że polskie przepisy prawa pracy nie regulują sytuacji cudzoziemców, którzy zdecydują się na powrót do kraju w związku z chęcią wzięcia udziału w działaniach zbrojnych,  pracodawcy w reakcji na taką sytuację powinni odwołać się do ogólnych rozwiązań przewidzianych w kodeksie pracy. Dobrym rozwiązaniem może okazać się udzielenie pracownikowi powracającemu na teren Ukrainy urlopu bezpłatnego na czas nieobecności w pracy. 

Jeżeli pracownik przewiduje, że pozostanie na terenie rodzinnego kraju przez dłuższy czas lub też planuje wrócić do niego na stałe, można rozważyć rozwiązanie umowy o pracę – najlepiej za porozumieniem stron. Nie jest przy tym wymagana żadna szczególna forma. Z uwagi na utrudnienia, wystarczy rozwiązanie umowy chociażby poprzez użycie poczty elektronicznej lub w drodze kontaktu telefonicznego (warto jednak sporządzić notatkę z takiej rozmowy).

Jak wesprzeć prowadzone akcje pomocowe? 

Wojna na Ukrainie wywołała wiele potrzeb związanych z zapewnieniem uchodźcom szeroko rozumianego wsparcia (zakwaterowania, pożywienia, transportu itp.). Wielu pracowników mieszkających na co dzień w Polsce chętnie angażuje się w różnego rodzaju akcje pomocowe.  

Pracodawcy, rozumiejąc nadzwyczajne potrzeby związane z zaistniałą sytuacją, mogą zadecydować o udzieleniu pracownikom angażującym się w wolontariat i pomoc uchodźcom kilku dni płatnego urlopu dodatkowego. Działanie takie z pewnością zostanie pozytywnie odebrane przez załogę. Z pewnością zachęci kolejnych pracowników do udziału w akcjach pomocowych.

Oczywiście, pracodawca nie będzie w stanie dokładnie zweryfikować, czy pracownik korzystający z dni wolnych rzeczywiście wykorzystuje ten czas na udzielanie pomocy uchodźcom. Urlopów takich pracodawca będzie zatem udzielał działając na zasadzie wzajemnego zaufania. Celem uniknięcia możliwości niewłaściwego wykorzystania dodatkowych dni wolnych, pracodawcy mogą rozważyć inne rozwiązanie, polegające na zorganizowaniu grupy wolontariuszy składającej się z pracowników zakładu pracy, która to grupa weźmie udział w wybranej akcji pomocowej. Pracodawcy mogą również zaangażować się w prowadzone akcje pomocowe prowadząc zbiórki funduszy lub żywności, ubrań, artykułów higienicznych itp. w zakładzie pracy. 

Planowane zmiany prawa

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zapowiedziało zmiany przepisów ułatwiających legalny pobyt i pracę osób z Ukrainy. Według zapowiedzi będą oni mogli pozostać legalnie w Polsce przez kolejne 18 miesięcy. Dodatkowo do zatrudnienia osób, które wyjechały z Ukrainy nie będzie również konieczne uzyskiwanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Pracodawca będzie musiał jedynie złożyć elektroniczne zawiadomienie o zatrudnieniu w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Wskazujemy jednak, że na moment oddania niniejszego tekstu nowe przepisy nie zostały jeszcze wprowadzone.

Autorzy tekstu

Paweł Sych, radca prawny, parter w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global

Kinga Ciosk, kancelaria PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global

Wiecej tekstów Partera: Rekrutacja zdalna a ochrona danych osobowych kandydata (magazynrekruter.pl)