Zaległe urlopy: o czym muszą pamiętać pracodawcy?
Choć z początkiem roku szkolnego i końcem lata zasadniczy sezon urlopowy dobiega końca, to temat wnioskowania i wysyłania na urlop pozostaje aktualny u wielu pracodawców. Wynika to z obowiązku pracodawcy do udzielenia zaległych urlopów wypoczynkowych do 30 września danego roku kalendarzowego.
Ustawowa gwarancja prawa do urlopu
Konstytucja RP zastrzega dla każdego pracownika prawo do płatnego, corocznego urlopu wypoczynkowego. Ranga regulacji wskazuje na jej fundamentalny charakter w stosunkach pracowniczych i podkreśla jak ważne jest zapewnienie pracownikom prawa do wypoczynku. Realizacja tej zasady została również uwzględniona w Kodeksie pracy. Każdy pracownik uprawniony jest do corocznych, nieprzerwanych, płatnych urlopów wypoczynkowych. Wymiar przysługującego urlopu może być różny dla każdego pracownika, w zależności od długości okresu zatrudnienia i wynosi: 20 dni dla zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni dla zatrudnionych dłużej niż 10 lat.
Do najważniejszych zasad dot. prawa pracownika do urlopu wypoczynkowego należy: konieczność udzielenia urlopu w naturze (w toku zatrudnienia – poza okresem wypowiedzenia – pracodawca nie może zamiast dni wolnych, wręczyć pracownikowi zapłaty za urlop) oraz zobowiązanie do udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Wykorzystanie urlopu powinno następować zgodnie z ustalonym przez pracodawcę planem urlopów, a w przypadku jego braku – na podstawie porozumienia stron stosunku pracy.
Przy ustalaniu grafików urlopowych pracodawca bierze pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. Powstaje jednak pytanie, co w przypadku, gdy urlop nie może zostać zrealizowany zgodnie z ustalonym planem w danym roku kalendarzowym? W takiej sytuacji mówimy o powstaniu zaległego urlopu wypoczynkowego.
Zaległy urlop wypoczynkowy
Zaległy urlop wypoczynkowy to taki, który nie został wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, zatem od 1 stycznia, dni urlopu przysługujące z poprzedniego roku kalendarzowego, są urlopem zaległym, który powinien być wykorzystany w pierwszej kolejności.
Przyczyną powstawania zaległości urlopowych jest nie tylko brak inicjatywy pracowników w zakresie wykorzystywania urlopów, ale także modyfikacje pierwotnych założeń urlopowych. Zmiana w zakresie wykorzystania terminu urlopu może nastąpić albo z inicjatywy pracownika, albo z inicjatywy pracodawcy, a charakter okoliczności uzasadniających reorganizację może mieć zarówno charakter obligatoryjny, jak i fakultatywny.
Za przykład obligatoryjnego przesunięcia terminu urlopu na skutek okoliczności leżących po stronie pracownika wskazać można czasową niezdolność do pracy lub odosobnienie w związku z chorobą zakaźną. W takiej sytuacji, pracodawca zobowiązany jest przesunąć urlop i udzielić go w późniejszym terminie.
Z kolei o fakultatywnym przesunięciu terminu z inicjatywy pracownika będziemy mówić wtedy, gdy pracownik złoży wniosek o jego przesunięcie wraz ze wskazaniem umotywowanych, ważnych powodów przemawiających za zmianą (do takich powodów mogą należeć choćby – choroba członka rodziny czy zmiana terminu wykupionej wycieczki). Pracodawca nie ma obowiązku przychylać się do wniosku pracownika o zmianę terminu urlopu, choć warto mieć na względzie, że odmowa w tym zakresie może być przez pracownika trudna do zaakceptowania i może wpływać na dobre relacje stron stosunku pracy.
Gdy po stronie zakładu pracy pojawią się nieprzewidziane okoliczności wymagające obecności pracownika w pracy, do odwołania z urlopu może dojść także z inicjatywy pracodawcy. Warto podkreślić, że kodeks pracy nie precyzuje żadnych warunków i terminów, w jakim pracownik powinien móc się udać na taki przerwany/odwołany przez pracodawcę urlop.
Termin na wykorzystanie zaległego urlopu
Zgodnie z art. 168 KP terminem końcowym na udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego jest dzień 30. września następnego roku kalendarzowego. W praktyce pojawiły się jednak dwa istotne problemy związane z interpretacją tak sformułowanego przepisu.
W odniesieniu do pierwszego z nich, pracodawcy zastanawiali się nad tym, czy zaległego urlopu wypoczynkowego należy udzielić i wykorzystać go przed końcem przypisanego terminu, czy wystarczy, aby sama czynność „udzielenia” urlopu nastąpiła do 30 września danego roku. Ostatecznie praktyka wypracowała jednolite stanowisko zgodnie z którym termin końcowy zostaje dochowany wtedy, gdy pracownik rozpocznie urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego. Bez znaczenia pozostaje zatem, jak długo będzie trwał taki urlop pracownika, o ile pierwszy jego dzień przypadnie nie później niż w ostatnim dniu września.
Jednostronne polecenie pracodawcy a realizacja ciążącego na nim obowiązku
Druga istotna kwestia dotyczy tego, czy pracodawcy mogą na podstawie jednostronnego polecenia nakazać pracownikowi wykorzystanie zaległego urlopu w określonym terminie. Wobec coraz częściej występujących sporów na tym tle, kwestią tą zajął się Sąd Najwyższy, który konsekwentnie stwierdził, że w stosunku do zaległych urlopów pracowniczych, pracodawca może podjąć jednostronną decyzję o terminie ich udzielenia nawet bez zgody pracownika. (por. wyrok SN z dnia 24.01.2006 r., sygn. akt I PK 124/05).
Jeżeli zatem pracownik nie podejmie żadnych działań zmierzających do wykorzystania zaległego urlopu, pracodawca będzie uprawniony do narzucenia mu terminu wykorzystania takiego urlopu – niezależnie od tego, czy we wskazanym przez pracodawcę okresie zatrudniony będzie miał perspektywę na wypoczynkowy wyjazd lub inną relaksującą aktywność, czy też nie.
Samowolna decyzja pracownika o wykorzystaniu zaległego urlopu
Zdarza się jednak, że pracownicy odmawiają wykorzystania zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego lub samowolnie decydują o terminie jego wykorzystania. W przypadku, gdy pracownik odmawia wskazania terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego lub odmawia jego realizacji w wybranym terminie, pracodawca jest uprawniony do wykorzystania środków porządkowych przewidzianych w Kodeksie pracy takich jak m.in. kara upomnienia lub nagany. Takie zachowanie pracownika należy poczytywać wówczas jako naruszenie ustalonej organizacji i porządku pracy.
A co w sytuacji, gdy pracownik samowolnie decyduje o tym, kiedy wykorzysta zaległy urlop wypoczynkowy i nie poinformuje o tym pracodawcy? Czy pracodawca musi zgodzić się na takie zachowanie pracownika? Nie. Fakt posiadania przez pracownika dni zaległego urlopu do wykorzystania, nie zwalnia pracownika z obowiązku wnioskowania do pracodawcy o udzielenie tego urlopu.
Pracownik nie może sobie sam udzielić urlopu, zaś samowolne wykorzystanie nawet zaległego urlopu wypoczynkowego, może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy
Warto wpisać termin 30 września każdego roku do kalendarza i dokonywać weryfikacji w zakresie bieżącego wykorzystywania przez pracowników dni wolnych. Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu zaległego lub bezpodstawne obniżenie jego wymiaru rodzi odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy, za którą została przewidziana grzywna w wysokości od 1.000 do 30.000 zł. Pracodawca nie ma możliwości obrony przed nałożeniem ww. grzywny poprzez wskazywanie opieszałości pracowników w wykorzystywaniu urlopów.
Wykorzystywanie zaległych urlopy wypoczynkowych winny być co roku uwzględniane przez pracodawcę w planie urlopów, a w przypadku, gdy nie sporządzono takiego planu – uzgadniane z pracownikiem i konsekwentnie egzekwowane przez pracodawców.
Warto podkreślić, że sytuacja, w której znaczna część pracowników ma do wykorzystania zaległe urlopy nie tylko grozi koniecznością zapłaty opisanej powyżej grzywny, ale także może być dużym, dodatkowym obciążeniem dla pracodawcy w przypadku zwolnień pracowników – wszak za niewykorzystany urlop pracownik kończący współpracę z pracodawcą, ma prawo do wypłaty ekwiwalentu.
